Arbejdsgang for Servicebesøg (tilsyn)

1. Identifikation af udtrukne foreninger

• Mindst fem tilfældige foreninger udtrækkes jfr. ovenfor (udtrækning sker ved lodtrækning)
• Mindst to foreninger udvælges administrativt
• Foreningerne kontaktes og der aftales mødetidspunkt i september med formand og kasserer eller tilsvarende personer, samtidig bedes foreningerne om at indsende følgende, såfremt det er relevant og ikke findes i kommunens journaliseringssystem:
• Referat fra seneste generalforsamling inkl. formandens beretning
• Gældende vedtægter
• Regnskab for det seneste regnskabsår
• Seneste "oplysninger om foreningen"
• Seneste afregning af lokaletilskud samt ansøgning om lokaletilskud

2. Forberedelse af foreningsbesøg

• Tilsynsteamet gennemgår de ovenfor nævnte dokumenter som forberedelse til besøget og uddyber den vedlagte spørgeramme efter behov

3. Gennemførelse af foreningsbesøg

• Tilsynsteamet besøger foreningens repræsentanter og gennemfører en dialog

4. Opfølgning på foreningsbesøg

• Tilsynsteamet sørger for at der foreligger et retvisende og fyldestgørende referat af foreningsbesøget
• Der følges op i forhold til foreningen på evt. aftaler fra foreningsbesøget
• Når alle foreningsbesøg er gennemført lavet en samlet gennemgang af spørgerammer - konklusion forelægges afdelingsledelsen og den videre proces aftales baseret på konklusionerne fra årets foreningsbesøg
• Folkeoplysningsudvalget og Udvalget ”Kultur, Fritid og Fællesskab” orienteres om konklusionerne fra årets foreningsbesøg