Arbejdsgang for Servicebesøg (tilsyn)
1. Identifikation af udtrukne foreninger
- Mindst fem tilfældige foreninger udtrækkes jfr. ovenfor (udtrækning sker ved lodtrækning)
- Mindst to foreninger udvælges administrativt
- Foreningerne kontaktes og der aftales mødetidspunkt i september med formand og kasserer eller tilsvarende personer, samtidig bedes foreningerne om at indsende følgende, såfremt det er relevant og ikke findes i kommunens journaliseringssystem:
- Referat fra seneste generalforsamling inkl. formandens beretning
- Gældende vedtægter
- Regnskab for det seneste regnskabsår
- Seneste "oplysninger om foreningen"
- Seneste afregning af lokaletilskud samt ansøgning om lokaletilskud
2. Forberedelse af foreningsbesøg
- Tilsynsteamet gennemgår de ovenfor nævnte dokumenter som forberedelse til besøget og uddyber den vedlagte spørgeramme efter behov
3. Gennemførelse af foreningsbesøg
- Tilsynsteamet besøger foreningens repræsentanter og gennemfører en dialog
4. Opfølgning på foreningsbesøg
- Tilsynsteamet sørger for at der foreligger et retvisende og fyldestgørende referat af foreningsbesøget
- Der følges op i forhold til foreningen på evt. aftaler fra foreningsbesøget
- Når alle foreningsbesøg er gennemført lavet en samlet gennemgang af spørgerammer - konklusion forelægges afdelingsledelsen og den videre proces aftales baseret på konklusionerne fra årets foreningsbesøg
- Folkeoplysningsudvalget og Udvalget ”Kultur, Fritid og Fællesskab” orienteres om konklusionerne fra årets foreningsbesøg
Sidst opdateret
10.08.2023
Ansvarlig redaktør