Whistleblowerordning

De overordnede rammer for Whistleblowerordningen i Holbæk Kommune er fastlagt af Kommunalbestyrelsen, og opfylder kommunens forpligtelser efter lov om beskyttelse af whistleblowere. Whistleblowerenheden er uafhængig af den administrative ledelse i undersøgelsen af de enkelte indberetninger.

Formål

Formålet med kommunens whistleblowerordning er, at:

• give medarbejdere, samarbejdspartnere, leverandører og frivillige, som udfører en opgave for Holbæk Kommune adgang til at indberette overtrædelser af EU-retsakter, alvorlige lovovertrædelser eller øvrige alvorlige forhold i kommunens administration eller borgerbetjening
• beskytte den der indgiver oplysninger til ordningen mod repressalier
• medvirke til at forebygge, stoppe og afværge grove fejl og ulovligheder
• sikre åbenhed og gennemsigtighed i forhold til eventuelle ulovligheder, alvorlige fejl og forsømmelser i Holbæk Kommune

Whistleblowerenheden

Whistleblowerordningen betjenes af en whistleblowerenhed, der er forankret hos Borgerrådgiveren. Når borgerrådgiveren behandler og undersøger indberetninger sker det dog ikke i vedkommendes egenskab af borgerrådgiver, men som en del af den af Holbæk Kommune udpegede whistleblowerenhed. Foruden borgerrådgiveren består whistleblowerenheden af en jurist fra borgerrådgivningen og to stabsmedarbejdere fra Organisationsservice, der bidrager med kompetencer vedrørende henholdsvis HR og personalejura samt økonomiske- og regnskabsmæssige forhold.

Borgerrådgiveren leder whistleblowerenheden som en upartisk person, og er ansvarlig for, at whistleblowerordningen lever op til lovens krav samt sikrer, at der bliver omhyggeligt fulgt op på indberetninger omfattet af ordningen. 

Whistleblowerenheden har ikke kompetence til at beslutte konsekvenserne af de indberetninger, som falder inden for ordningen, herunder ansættelsesretlige eller kontraktretlige konsekvenser. Dette er et anliggende for den administrative og politiske ledelse.

Whistleblowerordningen er et tilbud til enhver (nuværende, kommende eller tidligere) ansat i Holbæk Kommune, eksterne samarbejdspartnere, private leverandører og frivillige. 

Ved frivillige forstås personer, som frivilligt udfører en opgave for Holbæk Kommune. Frivillige fra organisationer eller foreninger, som varetager en opgave i relation hertil, er ikke omfattet. 

Ved samarbejdspartnere forstås f.eks. andre offentlige myndigheder, konsulenter eller andre, som udfører opgaver for/i samarbejde med Holbæk Kommune.

Hvad falder inden for ordningen?

Whistleblowerordningen er et supplement til den direkte og daglige tillidsbaserede dialog og samarbejde mellem medarbejdere og ledelse om blandt andet fejl og dårlige forhold. Du opfordres til at benytte de gængse kanaler først. Men hvis der er tale om ulovligheder eller alvorlige fejl og forsømmelser begået af Holbæk Kommune, og du ikke er tryg ved at bruge de almindelige kanaler, eller der ikke er taget hånd om det, kan du indberette det til whistleblowerordningen. 

Whistleblowerordningen behandler kun forhold om ulovligheder eller alvorlige fejl og forsømmelser begået af ansatte i Holbæk Kommunes organisation eller leverandører, samarbejdspartnere og frivillige, der udfører arbejde for Holbæk Kommune. Det skal være oplysninger, som du har skaffet dig adgang til i forbindelse med dine arbejdsrelaterede aktiviteter. Det kan være, hvis oplysningerne vedrører:

• Overtrædelser af EU-retten, fx offentligt udbud, finansielle ydelser, miljøbeskyttelse, informationssystemers sikkerhed, konkurrence og statsstøtteregler.
• Alvorlige lovovertrædelser og øvrige alvorlige forhold, som fx oplysninger om strafbare forhold, overtrædelse af tavshedspligt, misbrug af økonomiske midler, tyveri, svig, underslæb, bedrageri og bestikkelse. Det vil som udgangspunkt være tale om alvorlige lovovertrædelser eller øvrige alvorlige forhold, hvis afdækning er i offentlighedens interesse.
• Grove eller gentagne overtrædelser af lovgivningen, som fx lov om magtanvendelse, forvaltningsloven, offentlighedsloven samt visse dele af sektorlovgivningen.
• Grove eller gentagende overtrædelser af forvaltningsretlige principper, herunder undersøgelsesprincippet, kravet om saglighed, magtfordrejningsgrundsætningen og proportionalitet samt ved bevidst vildledning af borgere og samarbejdspartnere.
• Grove eller gentagede overtrædelser af interne retningslinjer om fx tjenesterejser, gaver og regnskabsaflæggelse o.l.
• Grove personrelaterede konflikter på arbejdspladsen, f.eks. grov chikane, herunder af seksuel karakter eller anden grov chikane pga. race, køn, farve, sprog, formueforhold, national eller social oprindelse, politisk eller religiøst tilhørsforhold.

Det er vigtigt, at du beskriver alle faktiske forhold - også de forhold du ikke umiddelbart anser for meget vigtige. Hvis du har dokumentation for dine oplysninger, fx i form af et dokument eller en optagelse, bedes du vedhæfte det i digital form. 

Hvad falder uden for ordningen?

Whistleblowerordningen behandler ikke henvendelser om dit eget ansættelsesforhold, da det som udgangspunkt falder uden for ordningen, medmindre det omfatter en alvorlig lovovertrædelse eller øvrige alvorlige forhold, fx grov chikane, herunder seksuel chikane eller chikane pga. race, politisk eller religiøst tilhørsforhold. Oplysninger om overtrædelser af interne retningslinjer af mindre alvorlig karakter om fx sygefravær, alkohol, påklædning, privat brug af kontorartikler m.v., og oplysninger om mindre grove personalerelaterede konflikter på arbejdspladsen, er som udgangspunkt ikke omfattet og skal ikke indberettes til whistleblowerordningen.

Whistleblowerordningen er et supplement til de eksisterende klagemuligheder, som fortsat kan og skal anvendes. Som medarbejder eller kollega har du mulighed for og forventes at gøre din nærmeste leder, chef eller direktør opmærksom på problemer. Du har også mulighed for at gå til HR, din tillidsrepræsentant eller arbejdsmiljørepræsentant.

Du kan henvende dig anonymt

Du har mulighed for at indberette igennem whistleblowerportalen uden at opgive dit navn eller kontaktoplysninger. Hvis du vil være anonym, må du ikke oplyse dit navn eller andet personhenførbart, f.eks. e-mailadresse eller telefonnummer, ved henvendelsen. 

Selvom du er anonym, kan du vælge at følge sagen ved at oprette en sikker postkasse. Her kan whistleblowerenheden stille dig opfølgende spørgsmål, selv om du er anonym. Det kan være nødvendigt for, at sagen kan undersøges tilstrækkeligt. 

Kommunikation

Whistleblowerportalen er en webportal, hvor du som ansat, samarbejdspartner, frivillig eller leverandør anonymt kan indgive din indberetning.

Når du sender indberetningen, har du mulighed for at vælge, at du vil stå til rådighed for den videre undersøgelse ved at oprette en sikker postboks. Samtidig giver det også mulighed for, at du kan få en tilbagemelding efter en eventuel undersøgelse. Vi anbefaler, at du stiller dig til rådighed, da whistleblowerenheden måske ikke kan færdigbehandle sagen uden yderligere oplysninger fra dig. Al kommunikation vil foregå igennem whistleblowerportalens sikre postboks. 

Når du opretter en postboks, får du tildelt et sagsnummer, og du vælger selv en adgangskode. Du bruger disse, når du logger ind i postboksen for at se, om der er stillet spørgsmål til dig. Hvis du indberetter fra en computer, du ikke plejer at bruge, er det vigtigt du noterer sagsnummeret ned. Det står på siden, efter du har sendt din indberetning.  

Hvis du indgiver oplysninger anonymt via whistleblowerportalen og vælger at følge med i sagen, vil whistleblowerenhedens kommunikation med dig foregå anonymt via portalen. Dvs. du kan skrive med enheden og stadig fastholde din anonymitet. 

Hvis du vælger ikke at kunne følge sagen, fravælger du muligheden for at logge på portalen igen, og whistleblowerenheden vil ikke kunne kommunikere med dig. Du vil heller ikke kunne få en tilbagemelding efter en eventuel undersøgelse. Du skal vide, at det kan vanskeliggøre undersøgelsen af forholdet, da whistleblowerenheden ikke kan stille afklarende spørgsmål, bede om yderligere dokumentation eller lignende. 

Det er kun whistleblowerenheden, der har adgang til oplysninger indgivet i whistleblowerportalen.

Tavshedspligt

Oplysninger i indberetningen til whistleblowerordningen er underlagt en særlig tavshedspligt. Det er kun de udpegede medlemmer af whistleblowerenheden, der kan tilgå oplysninger fra indberetningerne.

Oplysninger om whistleblowerens identitet må kun videregives til personer uden for whistleblowerenheden med whistleblowerens udtrykkelige samtykke. Det samme gælder oplysninger, hvorfra man kan udlede whistleblowerens identitet.

Whistleblowerenheden kan uden samtykke videregive oplysninger om whistleblowerens identitet til politiet og andre tilsynsmyndigheder, hvor det er nødvendigt. I sådanne tilfælde bliver whistlebloweren informeret forinden, medmindre det bringer efterforskningen eller retssagen i fare.

Den særlige tavshedspligt gælder også for personer udenfor whistleblowerenheden, som i forbindelse med en lovlig videregivelse får kendskab til whistleblowerens identitet eller andre oplysninger, ud fra hvilke whistleblowerens identitet kan udledes. Whistleblowerenheden skal gøre modtageren af oplysningerne opmærksom på, at vedkommende er underlagt den særlige tavshedspligt.

Oplysningerne i indberetningen er ikke underlagt regler om aktindsigt efter offentlighedsloven eller miljøoplysningsloven samt meroffentlighedsprincippet.

Procedure ved indberetning

Indberetninger indgives via kommunens whistleblowerportal, og der sendes herefter en automatisk kvittering til whistlebloweren.

Hvis indberetningen vedrører oplysninger, der falder uden for whistleblowerordningens formål og opgavebeskrivelse, vil Borgerrådgiveren, hvis det er muligt, informere whistlebloweren om, at indberetningen ikke kan behandles af whistleblowerordningen. Borgerrådgiveren vejleder i stedet whistlebloweren om andre muligheder for at gå videre med sagen. Whistleblowerenheden er ikke forpligtet til at videresende sådanne henvendelser til andre myndigheder.

Hvis en indberetning falder inden for whistleblowerordningen, vil Borgerrådgiveren vejlede whistlebloweren om rettigheder og proceduren for sagens behandling. Whistlebloweren modtager en bekræftelse på modtagelsen af indberetningen indenfor syv dage. Dette gælder ikke ved anonyme henvendelser, hvor der ikke er valgt at oprette en postkasse på whistleblowerportalen, og hvor det i øvrigt ikke vil være muligt at sende en bekræftelse.

Procedure for undersøgelse

Hvis indberetningen ligger inden for whistleblowerordningens rammer, iværksætter whistleblowerenheden en undersøgelse med inddragelse af oplysninger internt i kommunen, samt i relevant omfang med inddragelse af eksterne myndigheder og offentlige tilsynsorganer. Formålet med undersøgelsen er at få af- eller bekræftet de forhold, som er beskrevet i indberetningen. I visse tilfælde vil en sag blive afsluttet pga. utilstrækkelige oplysninger eller bevismateriale.

Sager kan enten helt eller delvist overdrages til undersøgelse i chefområdet eller undersøges af whistleblowerenheden. Hvis omhyggelig opfølgning i sagen forudsætter kendskab til whistleblowerens identitet, og denne ikke giver samtykke til, at identitetsoplysningerne må videregives udenfor whistleblowerenhed, vil opfølgningen på indberetningen skulle ske i whistleblowerenheden. Men udgangspunktet er, at chefområdet hjælper med at oplyse sagen.

Indberetninger der vedrører direktionen eller borgmesteren skal overlades til undersøgelse hos en ekstern tredjepart, f.eks. et advokatfirma.

Hvis et medlem af whistleblowerenheden er inhabil i behandlingen af en indberetning, udgår vedkommende af undersøgelsen. De samme hensyn vil tages i forhold til, hvordan indberetningen bliver undersøgt i chefområdet, sådan at de personer, der bliver involveret i undersøgelsen, ikke har en habilitetsproblematik.

Sager til undersøgelse i chefområdet

Sager til chefområdet overgives til chefen med en beskrivelse af det, der skal undersøges. Dette gøres uden videregivelse af whistleblowerens identitet, medmindre der er samtykke til det. Borgerrådgiveren kan fungere som sparringspartner for chefen under gennemførelsen af undersøgelsen. Chefen er ansvarlig for at sikre kendskab til den særlige tavshedspligt, som gælder for alle personer, der inddrages i whistleblowersager. Chefen giver borgerrådgiveren en redegørelse for undersøgelsen og dens resultater. Borgerrådgiveren kan bede chefen lave yderligere undersøgelse, hvis det vurderes nødvendigt.

Borgerrådgiveren tager stilling til, hvorvidt indberetningerne er tilstrækkeligt, omhyggeligt undersøgt af chefområdet eller enheden og kan foranstalte, at der foretages yderligere undersøgelser af indberetningerne.

Hvis det vurderes, at undersøgelsen er foretaget tilstrækkeligt grundigt og omhyggeligt, vil whistleblowerenheden afslutte sagen med en af- eller bekræftelse af indberetningen. Dette resultat vil blive overlevereret til den administrative eller politiske ledelse, der herefter beslutter eventuelle ansættelsesretlige eller kontraktretlige konsekvenser. 

Sager i whistleblowerenheden

Undersøgelser, der foretages af whistleblowerenheden, gennemføres ved at whistleblowerenheden vurderer, hvorvidt undersøgelsen kan foretages med eller uden inddragelse af kerneområdet. I det omfang, at der er muligt og hensigtsmæssigt, vil whistleblowerenheden stå for undersøgelsen alene.

Hvis der er behov for at inddrage en eller flere chefer eller evt. direktør i undersøgelsen, vil lederen af whistleblowerenheden inddrage disse i nødvendigt omfang.

Whistleblowerenheden arbejder ved at indhente oplysninger fra organisationen til at vurdere om oplysningerne i indberetningen kan be- eller afkræftes, og under beskyttelse af whistleblowerens identitet eller med samtykke fra vedkommende. Whistleblowerenheden er ansvarlig for at sikre kendskab til den særlige tavshedspligt, som gælder for alle personer, der inddrages i whistleblowersager.

Sager til undersøgelse hos ekstern part

Undersøgelser der vedrører direktionen eller borgmesteren skal, efter whistleblowerenhedens vurdering af om indberetningen falder indenfor ordningen, overlades til undersøgelse hos ekstern tredjepart. Tredjeparten er forpligtet af de samme regler om fortrolighed, databeskyttelse og tavshedspligt som whistleblowerenheden. Whistleblowerenheden bistår tredjeparten med oplysninger fra organisationen og, hvis nødvendigt, med kommunikation med indberetteren via whistleblowerplatformen.

Det er tredjepartens opgave at følge grundigt op på indberetningen og på den baggrund af- eller bekræfte forholdene nævnt deri. Undersøgelsens resultat overleveres til Økonomiudvalget til behandling.

Feedback

Whistlebloweren får hurtigst muligt og senest inden for tre måneder feedback fra whistleblowerenheden. Feedback inkluderer oplysninger om hvilke tiltag, der er iværksat eller påtænkes iværksat som opfølgning på indberetningen.

Hvis indberetningen er anonym, ikke indeholder tilstrækkeligt bevismateriale og der ikke er mulighed for kommunikation med whistlebloweren om yderligere oplysninger, henlægges sagen uden videre.

Rettigheder og beskyttelse af whistleblowere

Whistleblowere, der er omfattet af ordningen og i god tro indberetter oplysninger, må ikke udsættes for nogen form for repressalier eller trussel om eller forsøg på repressalier, som følge af, at de har indberettet.

Whistleblowerenheden har pligt til at handle ved oplysninger om repressalier mod den, der har indgivet oplysninger i god tro. Det betyder, at whistleblowerenheden snarest muligt orienterer den administrative eller politiske ledelse.

Whistleblowere kan i visse tilfælde offentliggøre oplysninger, og fortsat være beskyttet mod repressalier, hvis der først er foretaget indberetning til den interne eller den eksterne ordning uden, at den relevante enhed har givet feedback til whistlebloweren om opfølgningen indenfor tidsfristen, eller der ikke er sket omhyggelig opfølgning på oplysningerne.

God tro

Whistlebloweren beskyttes kun, hvis vedkommende havde rimelig grund til at antage, at de indberettede oplysninger om overtrædelser var korrekte på tidspunktet for indberetningen og var omfattet af loven.

Ved bevidst indgivelse af urigtige eller vildledende oplysninger, kan whistlebloweren risikere negative ansættelsesretlige sanktioner og/eller politianmeldelse. Allerede offentlige oplysninger, eller åbenbart grundløse oplysninger om overtrædelser, herunder ubegrundede rygter og sladder, er ikke omfattet af lovens beskyttelse mod repressalier.

Den berørte persons rettigheder

Whistleblowerenheden oplyser den medarbejder og andre personer, som er omtalt i en indberetning om rettigheder efter persondataforordningen hvis muligt (oplysningspligt). Orienteringen kan i helt særlige tilfælde udskydes, hvis formålet med undersøgelsen ellers ville forspildes. Her orienteres medarbejderen så snart dette hensyn ikke længere er til stede.

Hvis undersøgelsen viser, at en ansat i Holbæk Kommune eller samarbejdspartner har begået alvorlige fejl eller forsømmelser, kan det have konsekvenser, fx i form af advarsel, afskedigelse eller ophævelse af kontrakt.

Medarbejdere, der bliver part i en afgørelsessag om fx opsigelse, opnår de almindelige forvaltningsretlige partsrettigheder som fx partsaktindsigt, partshøring og begrundelse. Dette gælder dog ikke oplysninger om whistleblowerens identitet eller oplysninger, hvorfra man kan udlede whistleblowerens identitet.

Offentlighed

En gang årligt skal whistleblowerenheden udarbejde en rapport om bl.a. antallet af modtagne indberetninger og status for disse i den pågældende periode.

Rapporten skal forelægges Kommunalbestyrelsen til orientering og skal indeholde oplysninger om hvor mange indberetninger, der er afvist eller afsluttet, og hvor mange der har været undersøgt af whistleblowerenheden. Rapporten skal indeholde en beskrivelse af de overordnede temaer for de indberetninger, der er modtaget og undersøgt i perioden.

Rapporten offentliggøres på kommunens hjemmeside.

Evaluering

Whistleblowerordningen evalueres med henblik på at vurdere om ordningen fungerer efter hensigten, eller der er behov for tilpasninger. Evalueringen gennemføres med udgangspunkt i de hidtidige erfaringer med ordningen, proceduren for modtagelse, håndtering og opfølgning af indberetninger.

Ikrafttræden

Whistleblowerordningen trådte i kraft den 17. december 2021.

Alle opfordres til at benytte den interne whistleblowerordning i Holbæk Kommune, men ifølge dansk lovgivning skal man også kunne indberette til en ekstern whistleblowerordning. Det er Datatilsynet, der bestyrer den eksterne whistleblowerordning. Datatilsynet er en uafhængig og selvstændig whistleblowerordning til modtagelse af både mundtlige og skriftlige indberetninger. Der er ingen samarbejde mellem Datatilsynets whistleblowerordning og Holbæk Kommunes whistleblowerordning.