Databeskyttelse

Sådan behandler vi dine personoplysninger i Holbæk Kommune

I Holbæk Kommune har vi ofte brug for personlige oplysninger om dig, når vi skal løse vores opgaver. Vi bruger kun dine personlige oplysninger, når det er nødvendigt for, at vi kan løse vores opgaver. Det er et ansvar, vi tager alvorligt.

Vi skal give dig en række oplysninger, når vi modtager personoplysninger om dig. Her kan du læse om, hvordan vi bruger personoplysninger i vores arbejde som kommunal myndighed.

Holbæk Kommune er dataansvarlig – hvordan kontakter du os?

Holbæk Kommune er dataansvarlig for behandlingen af de personoplysninger, som vi har modtaget om dig. Du kan kontakte os på følgende måder:

Du kan kontakte os på telefon
Du kan skrive digitalt til os
Du kan sende et brev til - Holbæk Kommune, Kanalstræde 2, 4300 Holbæk, Att: It og Digitalisering

Kontaktoplysninger på databeskyttelsesrådgiveren

Som alle andre offentlige myndigheder er Holbæk Kommune forpligtet til at have en databeskyttelsesrådgiver – en såkaldt DPO. Hvis du har spørgsmål til vores behandling af dine oplysninger, er du altid velkommen til at kontakte vores databeskyttelsesrådgiver.

Holbæk Kommunes databeskyttelsesrådgiver er:
Bech-Bruun Advokatpartnerselskab
Langelinie Allé 35
2100 København Ø
Telefonnummer: 72 27 30 02 (hverdage 9-16) E-mail: dpo.holbaek@bechbruun.com

Hvis din henvendelse indeholder følsomme eller personlige oplysninger, skal du bruge den sikre beskedfunktion, når du sender til DPO’en.
Sikker henvendelse til Bech-Bruun

Formål og hjemmel

Vi behandler dine personoplysninger med det formål at løse den myndighedsopgave, som er grunden til, at vi har oplysningerne. Dine oplysninger kan også blive behandlet til administrative formål. Det er fx når vi udformer statistikker, ledelsesinformation, regnskaber og budgetter.

Retsgrundlaget for vores behandlinger personoplysninger er reglerne i databeskyttelseslovgivningen. Der er som udgangspunkt tale om følgende bestemmelser:

Databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra e, og artikel 9, stk. 2, litra f.
Databeskyttelseslovens § 8, stk. 1 og stk. 2, og § 11, stk. 1.

Ifølge reglerne i databeskyttelseslovgivningen må vi som offentlig myndighed registrere og behandle personoplysninger, når det er nødvendigt og kun som led i vores arbejde som myndighed. Vi skal desuden opbevare sagens oplysninger, så vi efterfølgende kan dokumentere sagens forløb. Det følger af de almindelige forvaltningsretlige regler, arkivlovgivning mv.

Kategorier af personoplysninger

Som kommunal myndighed kan vi behandle følgende kategorier af personoplysninger, når det er nødvendigt for, at vi kan løse vores opgaver:

Almindelige ikke fortrolige personoplysninger

Det er f.eks. oplysninger, som i forvejen er offentligt tilgængelige i tingbøger, på nettet og lignende. Det er bl.a. oplysninger som navn, adresse og telefonnummer

Almindelige fortrolige personoplysninger

Det er f.eks. oplysninger om:

• sociale problemer, økonomiske forhold, familieforhold, ansøgninger og verserende sager
• kost og institutionsbetegnelse i forbindelse med madudbringning, særlige ønsker om institutionstype, beliggenhed, tidspunkter mv. i forbindelse med ventelister til institutioner
• eksamenskarakterer og bedømmelser, sygdomsperioder, begrundelse for fravær, særlige undervisningsforanstaltninger og dispensationer i forbindelse med undervisning

Følsomme personoplysninger

Det omfatter oplysninger om:

• racemæssig eller etnisk oprindelse
• politisk, religiøs og/eller filosofisk overbevisning
• fagforeningsmæssigt tilhørsforhold
• helbredsforhold, genetiske data og biometriske data
• seksuelle forhold eller seksuel orientering

Hvor stammer personoplysningerne fra?

Som kommunal myndighed modtager vi personoplysninger fra flere kilder:

• den enkelte borger
• andre borgere
• myndigheder, institutioner og virksomheder, herunder skoler og daginstitutioner
• kommunens egne medarbejdere, fx parkeringsvagter
• registre, fx Det Digitale Motorregister og Det Centrale Personregister (CPR)

Hvis vi indsamler eller modtager oplysninger om dig fra andre, får du normalt besked om det, når vi behandler den sag, som oplysningerne indgår i.

Hvor i Holbæk Kommune bruger vi dine oplysninger?

Alle kerneområder i Holbæk Kommune behandler personoplysninger i større eller mindre grad. Nedenfor kan du se, hvilke persondata de enkelte områder behandler som led i deres arbejde.

Alle kan bidrage

Adresser, ansættelsesforhold, cpr-nummer, ejerforhold, etnicitet, fagforening,
familieforhold, forbrugsoplysninger, helbred, indkomstforhold, kontooplysninger, religiøs overbevisning, seksuel orientering, sociale forhold, straffeattester, uddannelse og CV.

Læring og trivsel

Adresser, cpr-nummer, familieforhold, foto og video, etnicitet, helbred,
kontooplysninger, religiøs overbevisning og sociale forhold.

Kultur, fritid og borgerservice

Adresser, ansættelsesforhold, biometri (fingeraftryk), cpr-nummer, ejerforhold, familieforhold, forbrugsoplysninger, indkomstforhold, kontooplysninger, familieoplysninger, fysiske og psykiske helbredsoplysninger, foto og video, sociale forhold, straffedomme og lovovertrædelser, uddannelse og CV.

Aktiv hele livet

Adresser, cpr-nummer, etnicitet, familieforhold, helbredsoplysninger, religiøs
overbevisning og sociale forhold.

Vækst og bæredygtighed

Adresser, cpr-nummer, ejerforhold, foto og video, GPS-lokationer, helbred,
matrikelnummer og registreringsnummer.

Uddannelse til alle unge

Adresser, ansættelsesforhold, cpr-nummer, ejerforhold, etnicitet,
familieforhold, helbred, indkomstforhold, kontooplysninger, religiøs
overbevisning, seksuel orientering, sociale forhold, straffeattester, uddannelse og CV.

Stabene

Adresser, cpr-nummer, ejerforhold, indkomstforhold, kontooplysninger, ansættelsesforhold, fagforeningsoplysninger og helbredsoplysninger.

Socialtilsyn Øst

Adresser, ansættelsesforhold, cpr-nummer, ejerforhold, etnicitet, fagforening,
familieforhold, helbredsoplysninger, indkomstforhold, skatteoplysninger, religiøs overbevisning, seksuel orientering, sociale forhold, straffeattester, oplysninger om sigtelser og lignende, uddannelse og CV.

Hvem deler vi oplysningerne med?

Vi videregiver personoplysninger, hvis det er nødvendigt for, at vi kan løse vores opgaver, og naturligvis kun, når det er lovligt. Vi kan for eksempel overlade persondata til vores databehandlere (eksterne leverandører). De behandler data i overensstemmelse med de aftaler, vi har indgået med dem, som blandt andet fastlægger, at de kun må behandle personoplysningerne i overensstemmelse med vores
instruktioner.

Vi kan videregive personoplysninger til myndigheder, organisationer, virksomheder og personer, som vi skal kontakte i sagerne. Det kan vi for eksempel gøre:

• ved høring efter forvaltningsretlige krav
• ved fremsendelse af en afgørelse, eller
• ved indberetning til andre myndigheder, fx Skat.

I en række tilfælde deler vi ikke-fortrolige personoplysninger med offentligheden, journalister og andre interesserede. Det kan for eksempel ske ved vores offentliggørelse af ikke-fortrolige personoplysninger på vores hjemmeside mv., ved udsendelse af pressemeddelelser og ved udlevering af oplysninger, som er omfattet af aktindsigt.

Opbevaring og sletning af dine personoplysninger

Vi sletter dine personlige oplysninger, når de ikke længere er nødvendige for, at vi kan udføre vores arbejde. Dine personoplysninger bliver som regel opbevaret lige så længe som den sag, de indgår i. Det er i de fleste tilfælde fem år regnet fra udgangen af den journalperiode, som omfatter sagen.

På enkelte områder kan der være en kortere eller en længere slettefrist:

• Længere slettefrist kan forekomme grundet lovkrav, hvis det er nødvendigt for løsningen af vores myndighedsopgaver
• Kortere slettefrist kan forekomme i forbindelse med for eksempel tv-overvågning, hvor vi følger tv- overvågningslovens regel om, at optagelserne som udgangspunkt skal slettes senest efter 30 dage.

Samtykke

I nogle tilfælde har du afgivet et samtykke for at vi kan behandle dine personoplysninger. Du kan til enhver tid ret til at trække dit samtykke tilbage.

Hvis du vælger at trække dit samtykke tilbage, påvirker det ikke lovligheden af vores behandling af dine personoplysninger op til tidspunktet for tilbagetrækningen. Hvis du tilbagetrækker dit samtykke, har det derfor først virkning fra dette tidspunkt.

Dine rettigheder

Du har efter databeskyttelsesforordningen en række rettigheder i forhold til vores behandling af oplysninger om dig. Hvis du vil gøre brug af dine rettigheder, skal du kontakte os.

• Ret til at se oplysninger (indsigtsret) - du har ret til at få indsigt i de oplysninger, som vi behandler om dig, samt en række yderligere oplysninger
• Ret til berigtigelse (rettelse) - du har ret til at få urigtige oplysninger om dig selv rettet
• Ret til sletning - I særlige tilfælde har du ret til at få slettet oplysninger om dig, inden tidspunktet for vores almindelige generelle sletning indtræffer
• Ret til begrænsning af behandling - du har i visse tilfælde ret til at få behandlingen af dine personoplysninger begrænset. Hvis du har ret til at få begrænset behandlingen, må vi fremover kun behandle oplysningerne – bortset fra opbevaring – med dit samtykke, eller med henblik på at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, eller for at beskytte en person eller vigtige samfundsinteresser
• Ret til indsigelse - du har i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse mod vores eller lovlige behandling af dine personoplysninger. Du kan også gøre indsigelse mod behandling af dine oplysninger til direkte markedsføring
• Ret til at transmittere oplysninger (dataportabilitet) - du har i visse tilfælde ret til at modtage dine personoplysninger i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format samt at få overført disse personoplysninger fra én dataansvarlig til en anden uden hindring

Du kan læse mere om dine rettigheder i Datatilsynets vejledning om de registreredes rettigheder, som du finder på www.datatilsynet.dk.

Klage til Datatilsynet

Du har ret til at indgive en klage til Datatilsynet, hvis du er utilfreds med den måde, vi behandler dine personoplysninger på. Du finder Datatilsynets kontaktoplysninger på www.datatilsynet.dk.

Sådan gør du, hvis opdager et informationslæk

Du kan kontakte databeskyttelsesrådgiveren, hvis du har mistanke om, at Holbæk Kommune har lækket personlige informationer eller på anden måde ikke har overholdt loven i håndteringen af dine eller andres personlige informationer. Indeholder din henvendelse personlige eller følsomme oplysninger, skal du bruge den sikre beskedfunktion.

Oplysninger om dine egne informationer

Ligesom du kan søge om aktindsigt i forbindelse med din sagsbehandling, giver reglerne om databeskyttelse dig også indsigtsret i dine data.