RoboRef oplysningspligt
Info om RoboRef
Holbæk Kommune bruger RoboRef, som hjælp til at skrive referater af samtaler og møder. RoboRef er et program, der, ved hjælp af kunstig intelligens, laver et udkast til referat ud fra en lydoptagelse af samtalen.
RoboRef er et digitalt værktøj, der understøtter og assisterer den person, der skriver referat af samtalen, ved at lette arbejdet med en præcis og objektiv gengivelse af samtalen. Den person, der skriver referat af samtalen, kan ved hjælp af RoboRef, være mere fokuseret under samtalen og efterfølgende brug mindre tid på referatskrivning, hvorved der vil frigøres ressourcer og skab en god og nærværende samtale.
Mulighed for fravalg af RoboRef
Borgere, medarbejdere og samarbejdspartnere mv. kan frasige sig brug af RoboRef inden mødets start.
Sådan fungerer RoboRef:
Samtalen/mødet du deltager i, bliver optaget, og lydoptagelsen bliver herefter omdannet til tekst via en tale-til-tekst algoritme. Efter transskriberingen laves et udkast til referat via en sprogmodel. Når udkast til referatet er genereret slettes lydoptagelsen. Når udkastet efterfølgende godkendes i platformen, slettes transskriberingen og referatet efter en fastgældende slettefrist. Journalisering af referat foregår, som hidtil i det pågældende fagsystem og ikke i RoboRef. Der er ikke mulighed for at gendanne, hverken lydoptagelsen eller transskribering, når referatet er dannet, kvalitetssikret og godkendt.
Holbæk Kommune har heller ikke adgang til filerne eller mulighed for at genskabe disse.
Inden referatet foreligger i sin endelige form, skal referatet gennemarbejdes og kvalitetssikres. Den person, der udarbejder referatet, har ansvaret for kvaliteten og det endelige referat. Til sidst fremsendes det færdige referat eller det uploades der, hvor du plejer at finde dokumenter.
RoboRef kan anvendes både direkte fra telefon eller via. Computer.
Vi er dataansvarlige - sådan kontakter du os
Holbæk Kommune er ansvarlig for behandlingen af de personoplysninger, som vi har modtaget. Du finder vores kontaktoplysninger herunder:
Holbæk Kommune
Kanalstræde 2
4300 Holbæk
CVR-nr.: 29 18 94 47
Telefon: 72 36 36 36
E-mail: post@holb.dk
Spørgsmål til behandlingen af dine personoplysninger
Har du spørgsmål til vores behandling af dine personoplysninger er du velkommen til at kontakte vores informationssikkerhedskoordinator på isikkerhed@holb.dk
Hvis du sender følsomme eller private oplysninger, skal du bruge din digitale postkasse på borger.dk
Formålene med behandlingen af dine personoplysninger
Vi har indsamlet dine personoplysninger til:
Formålet er at anvende RoboRef til at afholde samtaler og udarbejde referater.
Retsgrundlaget for behandlingen af dine personoplysninger
Vi behandler din personoplysninger på følgende retsgrundlag:
Databeskyttelsesforordningens art. 6 stk. 1 litra. e. og Artikel 9, stk. 2
Databeskyttelseslovens § 8
Databeskyttelseslovens § 11
Databeskyttelseslovens § 12
Databeskyttelsesforordningens artikel 13 og 14
Offentlighedslovens §13 om offentlige myndigheders notatpligt.
Lov om aktiv beskæftigelsesindsats § 11, 12 og 27.
Kategorier af personoplysninger
Ved brug af RoboRef kan følgende kategorier af personoplysninger afhængig af mødetypen blive behandlet:
- Almindelige personoplysninger (fx navn, adresse, e-mail, telefonnummer, fødselsdato)
- Fortrolige personoplysninger (fx CPR nr.)
- Følsomme personoplysninger (fx Helbredsoplysninger)
- Forretningskritiske oplysninger (fx budgetoplysninger og beslutninger)
- Oplysninger om mødedeltagere og møderelaterede data (fx holdninger)
Modtagere af personoplysninger
Vi kan videregive dine personoplysninger til disse modtagere, hvis relevant:
- Samarbejdspartnere og andre myndigheder
Her stammer dine personoplysninger fra
Du har selv sendt oplysningerne til os eller har vi indsamlet dine personoplysninger fra vores systemer
Opbevaring af personoplysningerne
Kommunen har ret til at opbevare referater fra møder, herunder borgermøder, fordi det er en del af kommunens opgaver som offentlig myndighed. Referaterne dokumenterer beslutningsprocesser og understøtter gennemsigtighed i forvaltningen. De kan være nødvendige for at kunne behandle henvendelser, imødekomme aktindsigtsanmodninger og sikre borgernes retssikkerhed.
I den forbindelse kan referaterne indeholde personoplysninger. Disse oplysninger opbevares, så længe der er et sagligt formål med opbevaringen, og der foreligger det nødvendige retsgrundlag. Når formålet med opbevaringen ikke længere er til stede, eller der ikke længere er hjemmel til fortsat opbevaring, vil oplysningerne blive slettet i overensstemmelse med gældende regler om databeskyttelse og journalisering.
Automatiske afgørelser
Foretager systemet automatisk afgørelser:
Tredjelandsoverførelser
Vi overfører personoplysninger til følgende lande:
Ret til at trække dit samtykke tilbage
Hvis du har givet samtykke til, at vi må indhente oplysninger om dig, har du til enhver tid ret til at trække dit samtykke tilbage.
Det kan du gøre ved at kontakte os.
Hvis du trækker dit samtykke tilbage, påvirker det ikke lovligheden af vores behandling af dine personoplysninger op til, du har trukket dit samtykke tilbage. Vores behandling stopper først fra det øjeblik, hvor du trækker dit samtykke tilbage.
Ret til indsigt, berigtigelse, sletning, begrænsning, indsigelse og
dataportabilitet
I bilag 1 kan du læse om din ret til at få rettet, slettet i dine personoplysninger samt begrænsninger og indsigelser i forhold til behandling af personoplysninger.
Klage til Datatilsynet
Du har ret til at klage til Datatilsynet, hvis du er utilfreds med den måde, vi behandler dine personoplysninger på. Du kan kontakte Datatilsynet på:
https://www.datatilsynet.dk/generelt-om-databeskyttelse/klage-til-datatilsynet/
Datatilsynet
Carl jacobsens Vej 35
2500 Valby
E-mail: dt@datatilsynet.dk
Telefon: 33 19 32 00
Kontaktoplysninger til vores databeskyttelsesrådgiver
Bech-Bruun Advokatpartnerselskab
Langelinie Allé 35
2100 København Ø
Telefonnummer – 72 27 30 02
E-mail - dpo.holbaek@bechbruun.com
Hvis din henvendelse indeholder følsomme eller fortrolige oplysninger, skal du bruge den sikre beskedfunktion, når du sender til DPO’en:
https://dpo.bechbruun.com/holbaek
Bilag 1 Ret til indsigt, berigtigelse, sletning, begrænsning og indsigelse
Nedenfor kan du læse om din ret til berigtigelse, sletning, begrænsning og indsigelse.
Hvis du vil gøre brug af dine rettigheder skal du kontakte os.
Ret til at se dine oplysninger (indsigtsret)
Du har ret til at få indsigt i de oplysninger, vi behandler om det, og en række yderligere informationer.
Ret til berigtigelse (rettelse)
Du har ret til at få forkerte oplysninger om dig selv rettet. Du har også ret til at få dine oplysninger suppleret med yderligere oplysninger, hvis dette vil gøre dine personoplysninger mere korrekte.
Ret til sletning
I særlige tilfælde har du ret til at få slettet oplysninger om dig, før vores almindelige tidsfrister for sletning.
Ret til begrænsning af behandling
Du har i visse tilfælde ret til at få behandlingen af dine personoplysninger begrænset. Hvis du har ret til at få begrænset behandlingen, må vi fremover kun behandle oplysningerne – bortset fra opbevaring – med dit samtykke, eller med henblik på at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, eller for at beskytte en person eller vigtige samfundsinteresser.
Ret til indsigelse
Du har i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse mod vores ellers lovlige behandling af dine personoplysninger.
Ret til at få overført oplysninger (dataportabilitet)
Du har i visse tilfælde ret til at få dine personoplysninger i et almindeligt, struktureret, maskinlæsbart format og at få overført dem fra én dataansvarlig til en anden.
Du kan læse mere om dine rettigheder i Datatilsynets vejledning om de registreredes rettigheder, som du finder på www.datatilsynet.dk.