Holbæk Kommune er dataansvarlig for behandlingen af de personoplysninger, som vi har modtaget om dig. Du kan kontakte os på følgende måder:

 

Du kan kontakte os på telefon

Du kan skrive digitalt til os

 

Du kan gøre brug af dine rettigheder efter Databeskyttelsesforordningen

 

Du kan også sende et brev til - Holbæk Kommune, Kanalstræde 2, 4300 Holbæk, Att: It og Digitalisering

Som alle andre offentlige myndigheder er Holbæk Kommune forpligtet til at have en Databeskyttelsesrådgiver – en såkaldt DPO. Hvis du har spørgsmål til vores behandling af dine oplysninger, er du altid velkommen til at kontakte vores Databeskyttelsesrådgiver.

Holbæk Kommunes Databeskyttelsesrådgiver er:
Bech-Bruun Advokatpartnerselskab
Langelinie Allé 35
2100 København Ø
Telefonnummer: 72 27 30 02 (hverdage 9-16) E-mail: dpo.holbaek@bechbruun.com

Hvis din henvendelse indeholder følsomme eller personlige oplysninger, skal du bruge den sikre beskedfunktion, når du sender til DPO’en.
Sikker henvendelse til Bech-Bruun: https://dpo.bechbruun.com/holbaek

Du har efter databeskyttelsesforordningen en række rettigheder i forhold til vores behandling af oplysninger om dig. Hvis du vil gøre brug af dine rettigheder, skal du kontakte os.

• Ret til at se oplysninger (indsigtsret) - du har ret til at få indsigt i de oplysninger, som vi behandler om dig, samt en række yderligere oplysninger
• Ret til berigtigelse (rettelse) - du har ret til at få urigtige oplysninger om dig selv rettet
• Ret til sletning - I særlige tilfælde har du ret til at få slettet oplysninger om dig, inden tidspunktet for vores almindelige generelle sletning indtræffer
• Ret til begrænsning af behandling - du har i visse tilfælde ret til at få behandlingen af dine personoplysninger begrænset. Hvis du har ret til at få begrænset behandlingen, må vi fremover kun behandle oplysningerne – bortset fra opbevaring – med dit samtykke, eller med henblik på at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, eller for at beskytte en person eller vigtige samfundsinteresser
• Ret til indsigelse - du har i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse mod vores eller lovlige behandling af dine personoplysninger. Du kan også gøre indsigelse mod behandling af dine oplysninger til direkte markedsføring
• Ret til at transmittere oplysninger (dataportabilitet) - du har i visse tilfælde ret til at modtage dine personoplysninger i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format samt at få overført disse personoplysninger fra én dataansvarlig til en anden uden hindring

Du kan gøre brug af dine rettigheder efter Databeskyttelsesforordningen

Du kan læse mere om dine rettigheder i Datatilsynets vejledning om de registreredes rettigheder, som du finder på www.datatilsynet.dk.

Vi behandler dine personoplysninger med det formål at løse den myndighedsopgave, som er grunden til, at vi har personoplysningerne. Dine personoplysninger kan også blive behandlet til administrative formål. Det er f.eks. når vi udformer og arbejder med: myndighedsopgaver, statistikker, ledelses information, blokadelister, brugerundersøgelser, regnskaber, statistiske beregninger, datasamkøring og kvalitetssikring til brug for forbedringer og kontrol af kommunens indsatser og budgetter.

Retsgrundlaget for vores behandlingen af personoplysninger er reglerne i databeskyttelseslovgivningen. Der er som udgangspunkt tale om følgende bestemmelser:

Databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra e og artikel 9, stk. 2, litra f.
Databeskyttelseslovens § 8, stk. 1 og stk. 2, og § 11, stk. 1.

Retsgrundlaget for behandling af personoplysninger i forbindelse placering af statistik cookies er Databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra a og artikel 6, stk. 1, litra e.

Ifølge reglerne i databeskyttelseslovgivningen må vi som offentlig myndighed registrere og behandle personoplysninger, når det er nødvendigt og kun som led i vores arbejde som myndighed. Vi skal desuden opbevare sagens oplysninger, så vi efterfølgende kan dokumentere sagens forløb. Det følger af de almindelige forvaltningsretlige regler, arkivlovgivning mv.

Vi videregiver personoplysninger, hvis det er nødvendigt for, at vi kan løse vores opgaver, og naturligvis kun, når det er lovligt. Vi kan for eksempel overlade personoplysninger til vores databehandlere (eksterne leverandører). De behandler data i overensstemmelse med de aftaler, vi har indgået med dem, som blandt andet fastlægger, at de kun må behandle personoplysningerne i overensstemmelse med vores instruktioner.
Vi kan videregive personoplysninger til myndigheder, organisationer, virksomheder og personer, som vi skal kontakte i sagerne. Det kan vi for eksempel gøre:

• ved høring efter forvaltningsretlige krav
• ved fremsendelse af en afgørelse, eller
• ved indberetning til andre myndigheder, fx Skat.

I en række tilfælde deler vi ikke-fortrolige personoplysninger med offentligheden, journalister og andre interesserede. Det kan for eksempel ske ved vores offentliggørelse af ikke-fortrolige personoplysninger på vores hjemmeside mv., ved udsendelse af pressemeddelelser og ved udlevering af oplysninger, som er omfattet af aktindsigt.

Alle fagområder i Holbæk Kommune behandler personoplysninger i større eller mindre grad. Nedenfor kan du se, hvilke personoplysninger de enkelte fagområder behandler som led i deres arbejde.

Arbejdsmarked Uddannelse og Borgerservice

Navne, Adresser, ansættelsesforhold, biometri (fingeraftryk), cpr-nummer, ejerforhold, etnicitet, fagforening, familieforhold, forbrugsoplysninger, alle typer helbredsoplysninger, indkomstforhold, familieoplysninger, kontooplysninger, religiøs overbevisning, seksuel orientering, sociale forhold, straffeattester, straffedomme og lovovertrædelser, foto og video, uddannelse, CV, navne på enkeltmandsvirksomheder og enkeltmandsvirksomheder, som fremgår af Holbæk kommunes blokadelister.

For personoplysninger, der håndteres i Det fælles Datagrundlag (DFDG) gælder følgende (åbner i nyt vindue).

Læring og trivsel

Navn, adresser, cpr-nummer, familieforhold, foto og video, etnicitet, helbred,
konto oplysninger, religiøs overbevisning og sociale forhold.

Kultur, Fritid og Ejendomme

Navne, adresser, cpr-nummer, ejerforhold, forbrugsoplysninger, kontooplysninger, foto og video

Ældre og Sundhed

Navne, adresser, cpr-nummer, etnicitet, familieforhold, helbredsoplysninger, religiøs
overbevisning og sociale forhold.

Klima, Miljø og Erhverv 

Navne, adresser, cpr-nummer, ejerforhold, foto og video, GPS-lokationer, helbred,
matrikelnummer og registreringsnummer.

Udvikling, IT og Kommunikation

Navne, adresser, cpr-nummer, E-mail, Telefon nummer, ejerforhold, indkomstforhold, kontooplysninger, ansættelsesforhold, fagforeningsoplysninger, helbredsoplysninger, IP-adresse og Cookiesamtykke

Børn og familier

Navn, adresse, cpr-nummer, væsentlige sociale oplysninger, økonomiske forhold, arbejdsmæssige forhold, familieforhold, strafbare forhold, helbredsoplysninger.

Ved konkret behov for sagen kan noteres seksuelle forhold eller seksuel orientering, race og etnicitet, religiøs og filosofisk overbevisning.

Voksne, Handicap og Psykiatri

Navn, adresse, cpr-nummer, væsentlige sociale oplysninger, økonomiske forhold, arbejdsmæssige forhold, familieforhold, strafbare forhold, helbredsoplysninger.

Ved konkret behov for sagen kan noteres seksuelle forhold eller seksuel orientering, race og etnicitet, religiøs og filosofisk overbevisning.

Socialtilsyn Øst

Adresser, ansættelsesforhold, cpr-nummer, ejerforhold, etnicitet, fagforening,
familieforhold, helbredsoplysninger, indkomstforhold, skatteoplysninger, religiøs overbevisning, seksuel orientering, sociale forhold, straffeattester, oplysninger om sigtelser og lignende, uddannelse og CV.

 

Borgerrådgiveren

Navn, adresse, telefonnr. og e-mail

Som kommunal myndighed modtager vi personoplysninger fra flere kilder:

• den enkelte borger
• andre borgere
• myndigheder, institutioner og virksomheder, herunder skoler og daginstitutioner
• kommunens egne medarbejdere, fx parkeringsvagter
• registre, fx Det Digitale Motorregister og Det Centrale Personregister (CPR)
• Samarbrejdspartnere

Hvis vi indsamler eller modtager oplysninger om dig fra andre, får du normalt besked om det, når vi behandler den sag, som oplysningerne indgår i.

Som kommunal myndighed kan vi behandle følgende kategorier af personoplysninger, når det er nødvendigt for, at vi kan løse vores opgaver:

Almindelige ikke fortrolige personoplysninger

Det er f.eks. oplysninger, som i forvejen er offentligt tilgængelige i tingbøger, på nettet og lignende. Det er bl.a. oplysninger som navn, navn på enkeltmandsvirksomhed, adresse og telefonnummer.

Almindelige fortrolige personoplysninger

Det er f.eks. oplysninger om:

• sociale problemer, økonomiske forhold, familieforhold, ansøgninger og verserende sager
• kost og institutionsbetegnelse i forbindelse med madudbringning, særlige ønsker om institutionstype, beliggenhed, tidspunkter mv. i forbindelse med ventelister til institutioner
• eksamenskarakterer og bedømmelser, sygdomsperioder, begrundelse for fravær, særlige undervisningsforanstaltninger og dispensationer i forbindelse med undervisning

Følsomme personoplysninger

Det omfatter oplysninger om:

• racemæssig eller etnisk oprindelse
• politisk, religiøs og/eller filosofisk overbevisning
• fagforeningsmæssigt tilhørsforhold
• helbredsforhold, genetiske data og biometriske data
• seksuelle forhold eller seksuel orientering

Vi sletter dine personlige oplysninger, når de ikke længere er nødvendige for, at vi kan udføre vores arbejde. Dine personoplysninger bliver som regel opbevaret lige så længe som den sag, de indgår i. Det er i de fleste tilfælde fem år regnet fra udgangen af den journalperiode, som omfatter sagen.

På enkelte områder kan der være en kortere eller en længere slettefrist:

• Længere slettefrist kan forekomme grundet lovkrav, hvis det er nødvendigt for løsningen af vores myndighedsopgaver
• Kortere slettefrist kan forekomme i forbindelse med for eksempel tv-overvågning, hvor vi følger tv- overvågningslovens regel om, at optagelserne som udgangspunkt skal slettes senest efter 30 dage.

Når du på Holbæk kommunes hjemmeside klikker på links og sociale plugins, der linker og eller deler til Sociale medier, er det de sociale mediers privatlivspolitikker som er gældende.

Holbæk Kommune behandler personoplysninger om dig, i forbindelse med udstedelse af dit brugerlogin og kodeord til kommunens netværk. Holbæk Kommune behandler dine personoplysninger for at administrere vores netværk på en sikker og forsvarlig måde. 

Personoplysningerne indsamles hos dig ved udstedelse af brugerlogin i Holbæk Kommune. 

Retsgrundlaget for at behandle dine oplysninger er databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b. 

Holbæk Kommunes lovformelige CVR-nummer er følgende: 29189447 

Kategorier af personoplysninger 
I forbindelse med ovenstående opgaver vil Holbæk Kommune behandle følgende personoplysninger om dig: 

• Almindelige personoplysninger 
• Navn, CPR-nummer, oplysninger om NemID/MitID 
• Personoplysninger vedr. straffedomme, lovovertrædelser mv. 
  Kommunen indhenter straffeattest, hvor dette er relevant

Andre modtagere af dine oplysninger 
Holbæk Kommune udveksler ikke unødigt oplysninger. De oplysninger, som du har afgivet til Holbæk Kommune, udveksles kun i det omfang og til dem, det er nødvendigt for at udføre brugeroprettelsen og –administrationen. 

Holbæk Kommune udveksler dit CPR-nummer og dine oplysninger om NemID/MitID med NemLog-in3, for at verificere din identitet ved brugeroprettelse, og for at beskytte din konto i den daglige brug. 

Forventede tidsfrister for sletning af personoplysninger 
Holbæk Kommune gemmer ovenstående informationer, så længe de er nødvendige for at overholde kontraktlige forpligtelser mellem bruger og Holbæk Kommune. Efter behandlingen ophører med at være nødvendig, opbevarer Holbæk Kommune oplysningerne i 5 år plus indeværende forretnings år. 

Dine rettigheder 
Du har en række rettigheder i forhold til den behandling af dine personoplysninger, som Holbæk Kommune varetager. 

Disse omfatter: 

• Ret til indsigt i dine personoplysninger 
• Ret til berigtigelse af dine personoplysninger 

• Ret til sletning af dine personoplysninger 
• Ret til begrænsning af behandling af dine personoplysninger 
• Ret til indsigelse mod behandlingen af dine personoplysninger 
• Ret til dataportabilitet 

 

Ønsker du at indgive en konkret anmodning i henhold til dine rettigheder, skal du kontakte kommunen via Borger.dk eller Holbæk Kommunes hjemmeside.  

Du har ret til at klage over behandlingen af dine personoplysninger til datatilsynet. Dette kan gøres på datatilsynets hjemmeside: 

https://www.datatilsynet.dk/  

Dit ansvar for brug af login 
Ved udlevering af elektroniske loginmidler (brugernavn, adgangskode, SoloID app, kodeviser ea) påtager du som modtagende bruger ansvar for login med dette loginmiddel, og godkender at du forstår nedenstående forudsætninger for udleveringen med gældende betingelser. 

Betingelser til ejeren af elektroniske loginmidler omfatter: 

1. Du skal være særlig opmærksom på, at dine elektroniske loginmidler er strengt personlige.
2. At du alene anvender dine elektroniske loginmidler i overensstemmelse med Holbæk Kommunes gældende sikkerhedspolitik og tilknyttede retningslinjer for IT-brugere. 
3. At du ikke overdrager dine elektroniske loginmidler til andre. 
4. At du giver fyldestgørende og korrekte svar på alle anmodninger om information i ansøgningsprocessen. 
5. At du tager rimelige forholdsregler for at beskytte dine elektroniske loginmidler. 
6. At du omgående anmoder om spærring, eller selv spærrer, dine elektroniske loginmidler i tilfælde af kompromittering eller mistanke om kompromittering af disse.
7. At du omgående anmoder om fornyelse af dine elektroniske loginmidler, hvis indholdet af disse ikke længere er i overensstemmelse med de faktiske forhold. (for eksempel hvis du skifter navn) 

Spørgsmål til disse betingelser kan rettes til IT og Digitalisering, Holbæk Kommune.

Du kan kontakte os på telefon
Du kan skrive digitalt til os
Du kan sende et brev til - Holbæk Kommune, Kanalstræde 2, 4300 Holbæk, Att: It og Digitalisering

Privatlivspolitikken for Holbæk Kommune Facebookside 2021.

Holbæk Kommune

Persondatapolitik for Holbæk Kommunes Facebookside, https://www.facebook.com/holbkom.

Hvornår gælder denne persondatapolitik?

Denne persondatapolitik gælder for Holbæk Kommune og Facebook Ireland Ltd.’s (”Facebook”) behandling af de personoplysninger, som du efterlader og/eller afgiver, når du besøger Holbæk Kommunes Facebookside (”Facebooksiden”).

Hvem er dataansvarlig for mine personoplysninger?

Holbæk Kommune og Facebook er fælles dataansvarlige for indsamlingen af dine personoplysninger. Holbæk Kommune er omvendt ikke dataansvarlig for Facebooks videre behandling af dine personoplysninger efter indsamlingen.

Holbæk Kommunes oplysninger er:

Holbæk Kommune
Kanalstræde 2
4300 Holbæk
Danmark

Facebooks selskabsoplysninger er:

META Platforms Ireland Ltd.
4 GRAND CANAL SQUARE, GRAND CANAL HARBOUR
D2 Dublin
IRELAND

Holbæk Kommune følger Datatilsynets retningslinjer vedrørende det delte dataansvar, og Holbæk Kommune forsøger med de gældende redskaber på bedst mulig vis at sikre, at du får informationer om behandlingen af dine personoplysninger, inden du besøger Facebooksiden. 

Du kan læse den fælles aftale om dataansvarlig med Facebook her: https://www.facebook.com/legal/controller_addendum

Hvilke personoplysninger indsamler Facebook?

Facebook anvender ”Facebook Indblik” (på engelsk ”Facebook Insight”) på Facebooksiden for at indsamle statistiske oplysninger om besøgendes adfærd på Facebooksiden, herunder alder, køn, forholdsstatus, arbejde, livsstil, interesseområder, oplysninger om køb, og geografiske oplysninger. Til dette formål, har Facebook placeret cookies på dit udstyr, når du besøger Facebooksiden. Hver cookie indeholder en unik identifikationskode, som forbliver aktiv i en periode af to år, medmindre den bliver slettet før udløbet af denne periode. Facebook modtager, gemmer og behandler dine personoplysninger gennem disse cookies.

For at læse mere om Facebooks brug af cookies på Facebooksiden, bedes du læse Facebooks generelle cookiepolitik.

Se Facebooks cookiepolitik for Facebook på følgende link: https://m.facebook.com/policies/cookies/

Hvilke personoplysninger indsamler Holbæk Kommune?

Alt afhængigt af din adfærd på Facebooksiden, kan Holbæk Kommune indsamle følgende personoplysninger om dig:

• Om du ”synes godt om” Facebooksiden.
• Kommentarer eller likes, som du efterlader på.
• At du har besøgt Facebooksiden.
• Oplysninger fra Facebooks cookies, herunder alder, køn, forholdsstatus, arbejde, livsstil, interesseområder og oplysninger om køb, og geografiske oplysninger, har vi potentielt også adgang til, men Holbæk Kommune anvender ikke disse data.

Hvad er formålet og retsgrundlaget med behandlingen af dine personoplysninger?

Holbæk Kommune anvender dine personoplysninger til at stille en kommunikationsmulighed til rådighed for borgerne, herunder for at oplyse borgere om væsentlige og vigtige formål i Holbæk Kommune i forbindelse med løsningen af kommunale opgaver, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra e. Holbæk Kommune bruger ikke de aggregerede oplysninger, som Facebook stiller til rådighed igennem Facebooks cookies.

Facebook behandler blandt andet dine personoplysninger for at gøre det muligt for Facebook at forbedre sit annoncesystem og for at give Holbæk Kommune statistikker, som Facebook blandt andet udarbejder på grundlag af dit besøg på Facebooksiden, med henblik på at annoncere og tilpasse aktiviteterne på Facebooksiden. Via cookies får Facebook således kendskab til, om du ”liker” Facebooksiden, og benytter Facebooksidens applikationer, så Facebook kan tilpasse indholdet på Facebooksiden og udvikle funktioner, som du kunne være interesseret i.

Facebook behandler dine personoplysninger som følge af Facebooks legitime interesser, herunder Facebooks interesse i at levere en innovativ, individuelt tilpasset, sikker og rentabel tjeneste (databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f). Facebook behandler yderligere dine personoplysninger i overensstemmelse med dit samtykke, som du kan annullere når som helst via Facebook-indstillingerne (databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra a).

For mere information om Facebooks juridiske grundlag for databehandling i relation til Facebooksiden, henvises der til Facebooks generelle privatlivspolitik under punktet ”Hvad er vores juridiske grundlag for databehandling?”.

Se Facebooks privatlivspolitik for Facebooksiden på følgende link: https://www.facebook.com/about/privacy

Oplysningerne via cookies indsamlet slettes efter 2 år.

Hvem modtager mine personoplysninger?

Holbæk Kommune videregiver på intet tidspunkt dine personoplysninger til andre selskaber eller udtager oplysningerne fra Facebooksiden.
Facebook kan blandt andet dele oplysninger med følgende kategorier af modtagere:

• Internt i Facebook-virksomhederne
• Eksternt med Facebooks partnere, der bruger analysetjenester
• Annoncører
• Andre personer, der anvender Facebooksiden
• Målingspartnere
• Forskere og akademikere
• IT-leverandører

For mere information omkring, hvem Facebook deler dine personoplysninger med, henviser vi til Facebooks persondatapolitik under punktet ”Hvordan deles disse oplysninger?”.

Dine oplysninger kan af Facebook overføres til Facebook i USA. Facebook oplyser selv, at de anvender Kommissionens Standardvilkår for eventuel overførsel af personoplysninger til USA efter indsamlingen af oplysningerne. Holbæk Kommune forholder sig i øvrigt ikke til Facebooks overførselsgrundlag og denne overførsel sker efter indsamlingen af data og er dermed omfattet af Facebooks videre behandling.

Se Facebooks persondatapolitik på følgende link: https://www.facebook.com/about/privacy#

Hvilke rettigheder har jeg?

Efter databeskyttelseslovgivningen har du en række rettigheder:

1. Du er til enhver tid berettiget til at få indsigt i de oplysninger, som Holbæk Kommune og Facebook behandler om dig, dog med visse lovbestemte undtagelser
2. Du har ret til at gøre indsigelse mod indsamlingen og mod den videre behandling af dine personoplysninger
3. Du har ret til at få berigtiget, slettet eller blokeret dine personoplysninger
4. Du har i visse tilfælde ret til at få begrænset behandlingen af dine personoplysninger
5. Du har ret til at få udleveret oplysninger om dig selv, og til i visse tilfælde at få overdraget disse oplysninger til en anden dataansvarlig (dataportabilitet)

Hvis du er Facebookbruger, har du mulighed for at ændre dine private indstillinger for derigennem at påvirke, hvordan dine personoplysninger bliver indsamlet og behandlet, når du besøger og anvender Facebooksiden.

Se følgende links for at ændre dine indstillinger via Facebook:

https://www.facebook.com/ads/preferences 

https://www.facebook.com/settings 

Hvem skal jeg kontakte?

Facebooks generelle setup tilsiger, at hvis du ønsker at udøve dine rettigheder, skal du kontakte Facebook. Det skyldes, at det kun er Facebook, der rent funktionelt er i stand til at foretage de nødvendige tiltag for at imødekomme de fleste af dine anmodninger.

Du kan besøge Facebooks generelle privatlivspolitik for mere information om, hvordan Facebook behandler dine personoplysninger og for at se Facebooks kontaktoplysninger (se punkt 6 i Facebooks privatlivspolitik for Facebooksiden). Du kan finde de privatlivspolitikken ovenfor. Anmodninger til Facebook kan også foretages direkte til Facebooks Databeskyttelsesrådgiver (DPO) via dette link: https://www.facebook.com/help/contact/540977946302970   

Hvis du imidlertid mener, at Holbæk Kommune kan imødekomme din anmodning, så er du vel-kommen til at kontakte os. Du kan læse om Holbæk Kommunes generelle persondatapolitik og se kontaktoplysninger på https://www.holbaek.dk/om-kommunen/databeskyttelse

I nogle tilfælde har du afgivet et samtykke for at vi kan behandle dine personoplysninger. Du kan til enhver tid ret til at trække dit samtykke tilbage.

Hvis du vælger at trække dit samtykke tilbage, påvirker det ikke lovligheden af vores behandling af dine personoplysninger op til tidspunktet for tilbagetrækningen. Hvis du tilbagetrækker dit samtykke, har det derfor først virkning fra dette tidspunkt.

I Holbæk Kommune har vi ofte brug for personoplysninger om dig, når vi skal løse vores opgaver. Vi bruger kun dine personoplysninger, når det er nødvendigt f.eks. ved sagsbehandling. Det er et ansvar, vi tager meget alvorligt.

Vi skal give dig en række oplysninger, når vi modtager personoplysninger om dig. Her i privatlivspolitikken kan du læse om, hvordan vi bruger personoplysninger i vores arbejde som kommunal myndighed.

 

Revidering af privatlivspolitikken
Privatlivspolitikken gennemgås og kontrolleres årligt og vi forbeholder os samtidig retten til at foretage ændringer i denne privatlivspolitik fra tid til anden. Ved ændringer vil datoen nederst i privatlivspolitikken blive ændret. Den til enhver tid gældende privatlivspolitik vil være tilgængelig på vores websted. Ved væsentlige ændringer vil du modtage meddelelse herom.

Holbæk Kommune tv-optager alle kommunalbestyrelsesmøder til senere streaming og dokumentation.

• Dataansvarlig: Holbæk kommune er dataansvarlig for behandlingen af dine personoplysninger
• Formålet: Formålet er streaming og optagelse af kommunalbestyrelsesmøder til senere visning og dokumentation for beslutningsprocesser
• Retsgrundlaget: Databeskyttelsesforordningen art 6 stk. 1 litra e. Art 13 og 15.
• Personoplysninger: Tv-optagelser af medvirkende til kommunalbestyrelsesmøder
• Rettigheder efter GDPR: Dine rettigheder kan findes på Holbæk kommunes hjemmeside under Databeskyttelse: https://holbaek.dk/om-kommunen/databeskyttelse/
• Sletning: Tv-optagelserne er dokumentation for beslutningsprocesserne og slettes som udgangspunkt ikke
• Videregivelse: TV-optagelser videregives ikke
• Databeskyttelsesrådgiver: Bech-Bruun Advokatpartnerselskab Kontakt: dpo.holbaek@bechbruun.com
• Spørgsmål til behandlingen af dine personoplysninger: Har du spørgsmål til vores behandling af dine personoplysninger er du velkommen til at kontakte vores informationssikkerhedskoordinator på isikkerhed@holb.dk
• Ved klage over behandlingen af personoplysninger: Kontakt Datatilsynet på www.datatilsynet.dk

Du kan kontakte databeskyttelsesrådgiveren, hvis du har mistanke om, at Holbæk Kommune har lækket personlige informationer eller på anden måde ikke har overholdt loven i håndteringen af dine eller andres personlige informationer. Indeholder din henvendelse personlige eller følsomme oplysninger, skal du bruge den sikre beskedfunktion.

Holbæk Kommunes Databeskyttelsesrådgiver er:
Bech-Bruun Advokatpartnerselskab
Langelinie Allé 35
2100 København Ø
Telefonnummer: 72 27 30 02 (hverdage 9-16) E-mail: dpo.holbaek@bechbruun.com

Hvis din henvendelse indeholder følsomme eller personlige oplysninger, skal du bruge den sikre beskedfunktion, når du sender til DPO’en.
Sikker henvendelse til Bech-Bruun

Holbæk kommune foretager videoovervågning flere steder, hvor der er behov for at forebygge kriminalitet og øge trygheden for de personer, der færders i det overvågede område.

På steder, hvor der foretages videoovervågning, er der opsat skilte, der informerer dig om det.

Holbæk Kommune foretager videoovervågning flg. steder

Nr. Jernløse skole

Kanalstræde

Multihuset Fælleden

Holbæk Borgerservice

Jyderup Bibliotek

Jyderup Skole

Tandplejen Tølløse

Svinninge Bibliotek

Tølløse A-Klasserne / Bibliotek

Specialcenter A-Klasserne

Ladegårdsskolen

Holbæk Have Børnegård

Holbæk Bibliotek

Absalonskolen

10. Klassecentret

Svinninge skole

Solgården og Social Arbejdsmarkedscenter

Brorfelde

Kundeelevator ved stationen

Holbæk Seminarium

Hybenvang

Eventyrlunden

Tølløse skole

Jyderup Boldklub

Orø Skole

Svinninge Hallen

Viften SFO Vipperød

Hvad er formålet med videoovervågning?

Videoovervågning benyttes som et af mange tiltag til forebyggelse af kriminalitet.
Videoovervågning opsættes primært for:

• Forebyggelse samt opklaring af tyveri, hærværk m.m.
• Overvågning af udvendige eller indvendige områder af bygninger af sikkerhedsmæssige grunde.
• Skabe bedre tryghed for medarbejdere og borgere

 

Lovgivning og videregivelse

Enhver opsætning samt brug af video-overvågning i Holbæk Kommune skal være i overensstemmelse med den lovgivning, der til enhver tid er gældende på området.

 

Videregivelse

Billed- og lydoptagelser med personoplysninger, der optages i forbindelse med videoovervågning i kriminalitetsforebyggende øjemed, må kun videregives, hvis:

1) den registrerede har givet sit udtrykkelige samtykke,

2) videregivelsen følger af lov eller

3) videregivelsen sker til politiet i kriminalitetsopklarende øjemed.

Videregivelse af oplysninger sker ved Tv-overvågningsloven §4c stk. 1 afsnit 3 videregivelsen sker til politiet i kriminalitetsopklarende øjemed.

I forhold til visning, videreformidling af optagelser, siger TV overvågningsloven, at hvis materialet skal fremvises til andre end politiet, så skal der foreligge en skriftlig tilladelse fra de registrerede parter som er filmet på optagelsen.

Videooptagelserne må ikke bruges til indberetninger af evt. episoder medmindre der foreligger en anmeldelse hos politiet. Videoovervågning skal primært bruges til at opklare ulovligheder og ikke direkte overvågning.

 

Lovgrundlag

• Tv-overvågningsloven §4d stk. 1 afsnit 2 behandlingen sker med henblik på at fremme trygheden for personer, som færdes i det tv-overvågede område.
• Databeskyttelsesforordningen Art 6 stk. 1 litra e) Behandling er nødvendig af hensyn til udførelse af en opgave i samfundets interesse eller som henhører under offentlig myndighedsudøvelse, som den dataansvarlige har fået pålagt.
• I visse tilfælde vil offentlige myndigheders pligt eller adgang til at iværksætte tv-overvågning, og hvordan myndigheden må behandle optagelser hidrørende fra tv-overvågning følge direkte af lovgivning. Det fremgår eksempelvis af voksenansvarslovens § 16 a, at indendørs fællesarealer på delvis lukkede døgninstitutioner, delvis lukkede afdelinger på døgninstitutioner, sikrede døgninstitutioner og særligt sikrede afdelinger efter § 66, stk. 1, nr. 6, i serviceloven skal tv-overvåges

 

Gennemsyn og opbevaring af optagelser

Optagelser gennemses som udgangspunkt ikke af kommunens personale. Den systemansvarlige gennemser kun optagelser, hvis der foreligger en direkte henvendelse fra Politiet. Overdragelse af optagelser til Politiet foregår ved direkte aflevering af USB-stik ved personligt fremmøde.

Optagelserne slettes automatisk 30 dage efter optagelsen. Optagelserne kan blive gemt i længere tid, så længe der foregår en undersøgelse, i en særskilt bevislås, indtil undersøgelsen er overstået eller optagelsen udleveret til politiet.

Dine rettigheder

Databeskyttelsesforordningen giver dig en række rettigheder. Læs mere om dine rettigheder under rettigheder her på siden.

Kontakt

Vækst og Bæredygtighed, Kommunal drift
Telefon: 72 36 36 36

RoboRef oplysningspligt

 

Info om RoboRef

Holbæk Kommune bruger RoboRef, som hjælp til at skrive referater af samtaler og møder. RoboRef er et program, der, ved hjælp af kunstig intelligens, laver et udkast til referat ud fra en lydoptagelse af samtalen.

RoboRef er et digitalt værktøj, der understøtter og assisterer den person, der skriver referat af samtalen, ved at lette arbejdet med en præcis og objektiv gengivelse af samtalen. Den person, der skriver referat af samtalen, kan ved hjælp af RoboRef, være mere fokuseret under samtalen og efterfølgende brug mindre tid på referatskrivning, hvorved der vil frigøres ressourcer og skab en god og nærværende samtale.

 

Mulighed for fravalg af RoboRef

Borgere, medarbejdere og samarbejdspartnere mv. kan frasige sig brug af RoboRef inden mødets start.

 

Sådan fungerer RoboRef:

Samtalen/mødet du deltager i, bliver optaget, og lydoptagelsen bliver herefter omdannet til tekst via en tale-til-tekst algoritme. Efter transskriberingen laves et udkast til referat via en sprogmodel. Når udkast til referatet er genereret slettes lydoptagelsen. Når udkastet efterfølgende godkendes i platformen, slettes transskriberingen og referatet efter en fastgældende slettefrist. Journalisering af referat foregår, som hidtil i det pågældende fagsystem og ikke i RoboRef. Der er ikke mulighed for at gendanne, hverken lydoptagelsen eller transskribering, når referatet er dannet, kvalitetssikret og godkendt.

Holbæk Kommune har heller ikke adgang til filerne eller mulighed for at genskabe disse.

Inden referatet foreligger i sin endelige form, skal referatet gennemarbejdes og kvalitetssikres. Den person, der udarbejder referatet, har ansvaret for kvaliteten og det endelige referat. Til sidst fremsendes det færdige referat eller det uploades der, hvor du plejer at finde dokumenter.

RoboRef kan anvendes både direkte fra telefon eller via. Computer.

 

 

Vi er dataansvarlige - sådan kontakter du os

Holbæk Kommune er ansvarlig for behandlingen af de personoplysninger, som vi har modtaget. Du finder vores kontaktoplysninger herunder:

Holbæk Kommune
Kanalstræde 2
4300 Holbæk

CVR-nr.: 29 18 94 47
Telefon: 72 36 36 36
E-mail: post@holb.dk

 

Spørgsmål til behandlingen af dine personoplysninger

Har du spørgsmål til vores behandling af dine personoplysninger er du velkommen til at kontakte vores informationssikkerhedskoordinator på isikkerhed@holb.dk

Hvis du sender følsomme eller private oplysninger, skal du bruge din digitale postkasse på borger.dk

 

Formålene med behandlingen af dine personoplysninger

Vi har indsamlet dine personoplysninger til:

Formålet er at anvende RoboRef til at afholde samtaler og udarbejde referater.

 

Retsgrundlaget for behandlingen af dine personoplysninger

Vi behandler din personoplysninger på følgende retsgrundlag:

Databeskyttelsesforordningens art. 6 stk. 1 litra. e. og Artikel 9, stk. 2

Databeskyttelseslovens § 8

Databeskyttelseslovens § 11

Databeskyttelseslovens § 12

Databeskyttelsesforordningens artikel 13 og 14

Offentlighedslovens §13 om offentlige myndigheders notatpligt.

Lov om aktiv beskæftigelsesindsats § 11, 12 og 27.

 

Kategorier af personoplysninger
Ved brug af RoboRef kan følgende kategorier af personoplysninger afhængig af mødetypen blive behandlet:

• Almindelige personoplysninger (fx navn, adresse, e-mail, telefonnummer, fødselsdato)
• Fortrolige personoplysninger (fx CPR nr.)
• Følsomme personoplysninger (fx Helbredsoplysninger)
• Forretningskritiske oplysninger (fx budgetoplysninger og beslutninger)
• Oplysninger om mødedeltagere og møderelaterede data (fx holdninger)

 

Modtagere af personoplysninger

Vi kan videregive dine personoplysninger til disse modtagere, hvis relevant:

• Samarbejdspartnere og andre myndigheder

 

Her stammer dine personoplysninger fra

Du har selv sendt oplysningerne til os eller har vi indsamlet dine personoplysninger fra vores systemer

 

Opbevaring af personoplysningerne

Kommunen har ret til at opbevare referater fra møder, herunder borgermøder, fordi det er en del af kommunens opgaver som offentlig myndighed. Referaterne dokumenterer beslutningsprocesser og understøtter gennemsigtighed i forvaltningen. De kan være nødvendige for at kunne behandle henvendelser, imødekomme aktindsigtsanmodninger og sikre borgernes retssikkerhed.

I den forbindelse kan referaterne indeholde personoplysninger. Disse oplysninger opbevares, så længe der er et sagligt formål med opbevaringen, og der foreligger det nødvendige retsgrundlag. Når formålet med opbevaringen ikke længere er til stede, eller der ikke længere er hjemmel til fortsat opbevaring, vil oplysningerne blive slettet i overensstemmelse med gældende regler om databeskyttelse og journalisering.

 

Automatiske afgørelser

Foretager systemet automatisk afgørelser:

• Ingen

 

Tredjelandsoverførelser

Vi overfører personoplysninger til følgende lande:

• Ingen

 

Ret til at trække dit samtykke tilbage

Hvis du har givet samtykke til, at vi må indhente oplysninger om dig, har du til enhver tid ret til at trække dit samtykke tilbage. 

Det kan du gøre ved at kontakte os.

Hvis du trækker dit samtykke tilbage, påvirker det ikke lovligheden af vores behandling af dine personoplysninger op til, du har trukket dit samtykke tilbage. Vores behandling stopper først fra det øjeblik, hvor du trækker dit samtykke tilbage.

 

Ret til indsigt, berigtigelse, sletning, begrænsning, indsigelse og
dataportabilitet

I bilag 1 kan du læse om din ret til at få rettet, slettet i dine personoplysninger samt begrænsninger og indsigelser i forhold til behandling af personoplysninger.

 

Klage til Datatilsynet

Du har ret til at klage til Datatilsynet, hvis du er utilfreds med den måde, vi behandler dine personoplysninger på. Du kan kontakte Datatilsynet på:

https://www.datatilsynet.dk/generelt-om-databeskyttelse/klage-til-datatilsynet/

Datatilsynet

Carl jacobsens Vej 35

2500 Valby

E-mail: dt@datatilsynet.dk

Telefon: 33 19 32 00

 

Kontaktoplysninger til vores databeskyttelsesrådgiver

Bech-Bruun Advokatpartnerselskab
Langelinie Allé 35
2100 København Ø

Telefonnummer – 72 27 30 02
E-mail - dpo.holbaek@bechbruun.com

Hvis din henvendelse indeholder følsomme eller fortrolige oplysninger, skal du bruge den sikre beskedfunktion, når du sender til DPO’en:

https://dpo.bechbruun.com/holbaek

 

Bilag 1 Ret til indsigt, berigtigelse, sletning, begrænsning og indsigelse

Nedenfor kan du læse om din ret til berigtigelse, sletning, begrænsning og indsigelse.

Hvis du vil gøre brug af dine rettigheder skal du kontakte os.

Ret til at se dine oplysninger (indsigtsret)

Du har ret til at få indsigt i de oplysninger, vi behandler om det, og en række yderligere informationer.

Ret til berigtigelse (rettelse)
Du har ret til at få forkerte oplysninger om dig selv rettet. Du har også ret til at få dine oplysninger suppleret med yderligere oplysninger, hvis dette vil gøre dine personoplysninger mere korrekte.

Ret til sletning
I særlige tilfælde har du ret til at få slettet oplysninger om dig, før vores almindelige tidsfrister for sletning.

Ret til begrænsning af behandling

Du har i visse tilfælde ret til at få behandlingen af dine personoplysninger begrænset. Hvis du har ret til at få begrænset behandlingen, må vi fremover kun behandle oplysningerne – bortset fra opbevaring – med dit samtykke, eller med henblik på at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, eller for at beskytte en person eller vigtige samfundsinteresser.

Ret til indsigelse
Du har i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse mod vores ellers lovlige behandling af dine personoplysninger.

Ret til at få overført oplysninger (dataportabilitet)

Du har i visse tilfælde ret til at få dine personoplysninger i et almindeligt, struktureret, maskinlæsbart format og at få overført dem fra én dataansvarlig til en anden.

Du kan læse mere om dine rettigheder i Datatilsynets vejledning om de registreredes rettigheder, som du finder på www.datatilsynet.dk.