Spring til indhold

Databeskyttelse

I Holbæk Kommune modtager og behandler vi meget information hver dag. Herunder kan du læse procedurer for datasikkerhed i Holbæk Kommune.

Sådan behandler vi dine personoplysninger i Holbæk Kommune

I Holbæk Kommune har vi ofte brug for personlige oplysninger om dig, når vi skal løse vores opgaver. Vi bruger kun dine personlige oplysninger, når det er nødvendigt for, at vi kan løse vores opgaver. Det er et ansvar, vi tager alvorligt.

Vi skal give dig en række oplysninger, når vi modtager personoplysninger om dig. Her kan du læse om, hvordan vi bruger personoplysninger i vores arbejde som kommunal myndighed.

Holbæk Kommune er dataansvarlig – hvordan kontakter du os?

Holbæk Kommune er dataansvarlig for behandlingen af de personoplysninger, som vi har modtaget om dig. Du kan kontakte os på følgende måder:

Du kan kontakte os på telefon
Du kan skrive digitalt til os
Du kan sende et brev til - Holbæk Kommune, Kanalstræde 2, 4300 Holbæk, Att: It og Digitalisering

Kontaktoplysninger på databeskyttelsesrådgiveren

Som alle andre offentlige myndigheder er Holbæk Kommune forpligtet til at have en databeskyttelsesrådgiver – en såkaldt DPO. Hvis du har spørgsmål til vores behandling af dine oplysninger, er du altid velkommen til at kontakte vores databeskyttelsesrådgiver.

Holbæk Kommunes databeskyttelsesrådgiver er:
Bech-Bruun Advokatpartnerselskab
Langelinie Allé 35
2100 København Ø
Telefonnummer: 72 27 30 02 (hverdage 9-16) E-mail: dpo.holbaek@bechbruun.com

Hvis din henvendelse indeholder følsomme eller personlige oplysninger, skal du bruge den sikre beskedfunktion, når du sender til DPO’en.
Sikker henvendelse til Bech-Bruun

Formål og hjemmel

Vi behandler dine personoplysninger med det formål at løse den myndighedsopgave, som er grunden til, at vi har oplysningerne. Dine oplysninger kan også blive behandlet til administrative formål. Det er fx når vi udformer statistikker, ledelsesinformation, regnskaber og budgetter.

Retsgrundlaget for vores behandlinger personoplysninger er reglerne i databeskyttelseslovgivningen. Der er som udgangspunkt tale om følgende bestemmelser:

Databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra e, og artikel 9, stk. 2, litra f.
Databeskyttelseslovens § 8, stk. 1 og stk. 2, og § 11, stk. 1.

Ifølge reglerne i databeskyttelseslovgivningen må vi som offentlig myndighed registrere og behandle personoplysninger, når det er nødvendigt og kun som led i vores arbejde som myndighed. Vi skal desuden opbevare sagens oplysninger, så vi efterfølgende kan dokumentere sagens forløb. Det følger af de almindelige forvaltningsretlige regler, arkivlovgivning mv.

Kategorier af personoplysninger

Som kommunal myndighed kan vi behandle følgende kategorier af personoplysninger, når det er nødvendigt for, at vi kan løse vores opgaver:

Almindelige ikke fortrolige personoplysninger

Det er f.eks. oplysninger, som i forvejen er offentligt tilgængelige i tingbøger, på nettet og lignende. Det er bl.a. oplysninger som navn, adresse og telefonnummer

Almindelige fortrolige personoplysninger

Det er f.eks. oplysninger om:

  • sociale problemer, økonomiske forhold, familieforhold, ansøgninger og verserende sager
  • kost og institutionsbetegnelse i forbindelse med madudbringning, særlige ønsker om institutionstype, beliggenhed, tidspunkter mv. i forbindelse med ventelister til institutioner
  • eksamenskarakterer og bedømmelser, sygdomsperioder, begrundelse for fravær, særlige undervisningsforanstaltninger og dispensationer i forbindelse med undervisning

Følsomme personoplysninger

Det omfatter oplysninger om:

  • racemæssig eller etnisk oprindelse
  • politisk, religiøs og/eller filosofisk overbevisning
  • fagforeningsmæssigt tilhørsforhold
  • helbredsforhold, genetiske data og biometriske data
  • seksuelle forhold eller seksuel orientering

Hvor stammer personoplysningerne fra?

Som kommunal myndighed modtager vi personoplysninger fra flere kilder:

  • den enkelte borger
  • andre borgere
  • myndigheder, institutioner og virksomheder, herunder skoler og daginstitutioner
  • kommunens egne medarbejdere, fx parkeringsvagter
  • registre, fx Det Digitale Motorregister og Det Centrale Personregister (CPR)

Hvis vi indsamler eller modtager oplysninger om dig fra andre, får du normalt besked om det, når vi behandler den sag, som oplysningerne indgår i.

Hvor i Holbæk Kommune bruger vi dine oplysninger?

Alle kerneområder i Holbæk Kommune behandler personoplysninger i større eller mindre grad. Nedenfor kan du se, hvilke persondata de enkelte områder behandler som led i deres arbejde.

Alle kan bidrage

Adresser, ansættelsesforhold, cpr-nummer, ejerforhold, etnicitet, fagforening,
familieforhold, forbrugsoplysninger, alle typer helbredsoplysninger, indkomstforhold, kontooplysninger, religiøs overbevisning, seksuel orientering, sociale forhold, straffeattester, uddannelse og CV. For oplysninger der håndteres i Det fælles Datagrundlag (DFDG) gælder følgende link til styrelsen (STAR) (åbner i nyt vindue).

Læring og trivsel

Adresser, cpr-nummer, familieforhold, foto og video, etnicitet, helbred,
kontooplysninger, religiøs overbevisning og sociale forhold.

Kultur, fritid og borgerservice

Adresser, ansættelsesforhold, biometri (fingeraftryk), cpr-nummer, ejerforhold, familieforhold, forbrugsoplysninger, indkomstforhold, kontooplysninger, familieoplysninger, fysiske og psykiske helbredsoplysninger, foto og video, sociale forhold, straffedomme og lovovertrædelser, uddannelse og CV.

Aktiv hele livet

Adresser, cpr-nummer, etnicitet, familieforhold, helbredsoplysninger, religiøs
overbevisning og sociale forhold.

Vækst og bæredygtighed

Adresser, cpr-nummer, ejerforhold, foto og video, GPS-lokationer, helbred,
matrikelnummer og registreringsnummer.

Uddannelse til alle unge

Adresser, ansættelsesforhold, cpr-nummer, ejerforhold, etnicitet,
familieforhold, helbred, indkomstforhold, kontooplysninger, religiøs
overbevisning, seksuel orientering, sociale forhold, straffeattester, uddannelse og CV.

Stabene

Adresser, cpr-nummer, ejerforhold, indkomstforhold, kontooplysninger, ansættelsesforhold, fagforeningsoplysninger og helbredsoplysninger.

Socialtilsyn Øst

Adresser, ansættelsesforhold, cpr-nummer, ejerforhold, etnicitet, fagforening,
familieforhold, helbredsoplysninger, indkomstforhold, skatteoplysninger, religiøs overbevisning, seksuel orientering, sociale forhold, straffeattester, oplysninger om sigtelser og lignende, uddannelse og CV.

Hvem deler vi oplysningerne med?

Vi videregiver personoplysninger, hvis det er nødvendigt for, at vi kan løse vores opgaver, og naturligvis kun, når det er lovligt. Vi kan for eksempel overlade persondata til vores databehandlere (eksterne leverandører). De behandler data i overensstemmelse med de aftaler, vi har indgået med dem, som blandt andet fastlægger, at de kun må behandle personoplysningerne i overensstemmelse med vores instruktioner.
Vi kan videregive personoplysninger til myndigheder, organisationer, virksomheder og personer, som vi skal kontakte i sagerne. Det kan vi for eksempel gøre:

  • ved høring efter forvaltningsretlige krav
  • ved fremsendelse af en afgørelse, eller
  • ved indberetning til andre myndigheder, fx Skat.


I en række tilfælde deler vi ikke-fortrolige personoplysninger med offentligheden, journalister og andre interesserede. Det kan for eksempel ske ved vores offentliggørelse af ikke-fortrolige personoplysninger på vores hjemmeside mv., ved udsendelse af pressemeddelelser og ved udlevering af oplysninger, som er omfattet af aktindsigt.

Opbevaring og sletning af dine personoplysninger

Vi sletter dine personlige oplysninger, når de ikke længere er nødvendige for, at vi kan udføre vores arbejde. Dine personoplysninger bliver som regel opbevaret lige så længe som den sag, de indgår i. Det er i de fleste tilfælde fem år regnet fra udgangen af den journalperiode, som omfatter sagen.

På enkelte områder kan der være en kortere eller en længere slettefrist:

  • Længere slettefrist kan forekomme grundet lovkrav, hvis det er nødvendigt for løsningen af vores myndighedsopgaver
  • Kortere slettefrist kan forekomme i forbindelse med for eksempel tv-overvågning, hvor vi følger tv- overvågningslovens regel om, at optagelserne som udgangspunkt skal slettes senest efter 30 dage.

Samtykke

I nogle tilfælde har du afgivet et samtykke for at vi kan behandle dine personoplysninger. Du kan til enhver tid ret til at trække dit samtykke tilbage.

Hvis du vælger at trække dit samtykke tilbage, påvirker det ikke lovligheden af vores behandling af dine personoplysninger op til tidspunktet for tilbagetrækningen. Hvis du tilbagetrækker dit samtykke, har det derfor først virkning fra dette tidspunkt.

Dine rettigheder

Du har efter databeskyttelsesforordningen en række rettigheder i forhold til vores behandling af oplysninger om dig. Hvis du vil gøre brug af dine rettigheder, skal du kontakte os.

  • Ret til at se oplysninger (indsigtsret) - du har ret til at få indsigt i de oplysninger, som vi behandler om dig, samt en række yderligere oplysninger
  • Ret til berigtigelse (rettelse) - du har ret til at få urigtige oplysninger om dig selv rettet
  • Ret til sletning - I særlige tilfælde har du ret til at få slettet oplysninger om dig, inden tidspunktet for vores almindelige generelle sletning indtræffer
  • Ret til begrænsning af behandling - du har i visse tilfælde ret til at få behandlingen af dine personoplysninger begrænset. Hvis du har ret til at få begrænset behandlingen, må vi fremover kun behandle oplysningerne – bortset fra opbevaring – med dit samtykke, eller med henblik på at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, eller for at beskytte en person eller vigtige samfundsinteresser
  • Ret til indsigelse - du har i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse mod vores eller lovlige behandling af dine personoplysninger. Du kan også gøre indsigelse mod behandling af dine oplysninger til direkte markedsføring
  • Ret til at transmittere oplysninger (dataportabilitet) - du har i visse tilfælde ret til at modtage dine personoplysninger i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format samt at få overført disse personoplysninger fra én dataansvarlig til en anden uden hindring

Du kan læse mere om dine rettigheder i Datatilsynets vejledning om de registreredes rettigheder, som du finder på www.datatilsynet.dk.

Klage til Datatilsynet

Du har ret til at indgive en klage til Datatilsynet, hvis du er utilfreds med den måde, vi behandler dine personoplysninger på. Du finder Datatilsynets kontaktoplysninger på www.datatilsynet.dk.

Sådan gør du, hvis opdager et informationslæk

Du kan kontakte databeskyttelsesrådgiveren, hvis du har mistanke om, at Holbæk Kommune har lækket personlige informationer eller på anden måde ikke har overholdt loven i håndteringen af dine eller andres personlige informationer. Indeholder din henvendelse personlige eller følsomme oplysninger, skal du bruge den sikre beskedfunktion.

Oplysninger om dine egne informationer

Ligesom du kan søge om aktindsigt i forbindelse med din sagsbehandling, giver reglerne om databeskyttelse dig også indsigtsret i dine data.

Privatlivspolitik Holbæk Kommune Facebookside 2021

Privatlivspolitikken for Holbæk Kommune Facebookside 2021.

Holbæk Kommune

Persondatapolitik for Holbæk Kommunes Facebookside, https://www.facebook.com/holbkom.

Hvornår gælder denne persondatapolitik?

Denne persondatapolitik gælder for Holbæk Kommune og Facebook Ireland Ltd.’s (”Facebook”) behandling af de personoplysninger, som du efterlader og/eller afgiver, når du besøger Holbæk Kommunes Facebookside (”Facebooksiden”).

Hvem er dataansvarlig for mine personoplysninger?

Holbæk Kommune og Facebook er fælles dataansvarlige for indsamlingen af dine personoplysninger. Holbæk Kommune er omvendt ikke dataansvarlig for Facebooks videre behandling af dine personoplysninger efter indsamlingen.

Holbæk Kommunes oplysninger er:

Holbæk Kommune
Kanalstræde 2
4300 Holbæk
Danmark

Facebooks selskabsoplysninger er:

Facebook Ireland Ltd.
4 GRAND CANAL SQUARE, GRAND CANAL HARBOUR
D2 Dublin
IRELAND

Holbæk Kommune følger Datatilsynets retningslinjer vedrørende det delte dataansvar, og Holbæk Kommune forsøger med de gældende redskaber på bedst mulig vis at sikre, at du får informationer om behandlingen af dine personoplysninger, inden du besøger Facebooksiden. 

Du kan læse den fælles aftale om dataansvarlig med Facebook her: https://www.facebook.com/legal/controller_addendum

Hvilke personoplysninger indsamler Facebook?

Facebook anvender ”Facebook Indblik” (på engelsk ”Facebook Insight”) på Facebooksiden for at indsamle statistiske oplysninger om besøgendes adfærd på Facebooksiden, herunder alder, køn, forholdsstatus, arbejde, livsstil, interesseområder, oplysninger om køb, og geografiske oplysninger. Til dette formål, har Facebook placeret cookies på dit udstyr, når du besøger Facebooksiden. Hver cookie indeholder en unik identifikationskode, som forbliver aktiv i en periode af to år, medmindre den bliver slettet før udløbet af denne periode. Facebook modtager, gemmer og behandler dine personoplysninger gennem disse cookies.

For at læse mere om Facebooks brug af cookies på Facebooksiden, bedes du læse Facebooks generelle cookiepolitik.

Se Facebooks cookiepolitik for Facebook på følgende link: https://m.facebook.com/policies/cookies/

Hvilke personoplysninger indsamler Holbæk Kommune?

Alt afhængigt af din adfærd på Facebooksiden, kan Holbæk Kommune indsamle følgende personoplysninger om dig:

  • Om du ”synes godt om” Facebooksiden.
  • Kommentarer eller likes, som du efterlader på.
  • At du har besøgt Facebooksiden.
  • Oplysninger fra Facebooks cookies, herunder alder, køn, forholdsstatus, arbejde, livsstil, interesseområder og oplysninger om køb, og geografiske oplysninger, har vi potentielt også adgang til, men Holbæk Kommune anvender ikke disse data.

Hvad er formålet og retsgrundlaget med behandlingen af dine personoplysninger?

Holbæk Kommune anvender dine personoplysninger til at stille en kommunikationsmulighed til rådighed for borgerne, herunder for at oplyse borgere om væsentlige og vigtige formål i Holbæk Kommune i forbindelse med løsningen af kommunale opgaver, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra e. Holbæk Kommune bruger ikke de aggregerede oplysninger, som Facebook stiller til rådighed igennem Facebooks cookies.

Facebook behandler blandt andet dine personoplysninger for at gøre det muligt for Facebook at forbedre sit annoncesystem og for at give Holbæk Kommune statistikker, som Facebook blandt andet udarbejder på grundlag af dit besøg på Facebooksiden, med henblik på at annoncere og tilpasse aktiviteterne på Facebooksiden. Via cookies får Facebook således kendskab til, om du ”liker” Facebooksiden, og benytter Facebooksidens applikationer, så Facebook kan tilpasse indholdet på Facebooksiden og udvikle funktioner, som du kunne være interesseret i.

Facebook behandler dine personoplysninger som følge af Facebooks legitime interesser, herunder Facebooks interesse i at levere en innovativ, individuelt tilpasset, sikker og rentabel tjeneste (databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f). Facebook behandler yderligere dine personoplysninger i overensstemmelse med dit samtykke, som du kan annullere når som helst via Facebook-indstillingerne (databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra a).

For mere information om Facebooks juridiske grundlag for databehandling i relation til Facebooksiden, henvises der til Facebooks generelle privatlivspolitik under punktet ”Hvad er vores juridiske grundlag for databehandling?”.

Se Facebooks privatlivspolitik for Facebooksiden på følgende link: https://www.facebook.com/about/privacy

Oplysningerne via cookies indsamlet slettes efter 2 år.

Hvem modtager mine personoplysninger?

Holbæk Kommune videregiver på intet tidspunkt dine personoplysninger til andre selskaber eller udtager oplysningerne fra Facebooksiden.
Facebook kan blandt andet dele oplysninger med følgende kategorier af modtagere:

  • Internt i Facebook-virksomhederne
  • Eksternt med Facebooks partnere, der bruger analysetjenester
  • Annoncører
  • Andre personer, der anvender Facebooksiden
  • Målingspartnere
  • Forskere og akademikere
  • IT-leverandører

For mere information omkring, hvem Facebook deler dine personoplysninger med, henviser vi til Facebooks persondatapolitik under punktet ”Hvordan deles disse oplysninger?”.

Dine oplysninger kan af Facebook overføres til Facebook i USA. Facebook oplyser selv, at de anvender Kommissionens Standardvilkår for eventuel overførsel af personoplysninger til USA efter indsamlingen af oplysningerne. Holbæk Kommune forholder sig i øvrigt ikke til Facebooks overførselsgrundlag og denne overførsel sker efter indsamlingen af data og er dermed omfattet af Facebooks videre behandling.

Se Facebooks persondatapolitik på følgende link: https://www.facebook.com/about/privacy#

Hvilke rettigheder har jeg?

Efter databeskyttelseslovgivningen har du en række rettigheder:

  1. Du er til enhver tid berettiget til at få indsigt i de oplysninger, som Holbæk Kommune og Facebook behandler om dig, dog med visse lovbestemte undtagelser
  2. Du har ret til at gøre indsigelse mod indsamlingen og mod den videre behandling af dine personoplysninger
  3. Du har ret til at få berigtiget, slettet eller blokeret dine personoplysninger
  4. Du har i visse tilfælde ret til at få begrænset behandlingen af dine personoplysninger
  5. Du har ret til at få udleveret oplysninger om dig selv, og til i visse tilfælde at få overdraget disse oplysninger til en anden dataansvarlig (dataportabilitet)

Hvis du er Facebookbruger, har du mulighed for at ændre dine private indstillinger for derigennem at påvirke, hvordan dine personoplysninger bliver indsamlet og behandlet, når du besøger og anvender Facebooksiden.

Se følgende links for at ændre dine indstillinger via Facebook:

https://www.facebook.com/ads/preferences 

https://www.facebook.com/settings 

Hvem skal jeg kontakte?

Facebooks generelle setup tilsiger, at hvis du ønsker at udøve dine rettigheder, skal du kontakte Facebook. Det skyldes, at det kun er Facebook, der rent funktionelt er i stand til at foretage de nødvendige tiltag for at imødekomme de fleste af dine anmodninger.

Du kan besøge Facebooks generelle privatlivspolitik for mere information om, hvordan Facebook behandler dine personoplysninger og for at se Facebooks kontaktoplysninger (se punkt 6 i Facebooks privatlivspolitik for Facebooksiden). Du kan finde de privatlivspolitikken ovenfor. Anmodninger til Facebook kan også foretages direkte til Facebooks Databeskyttelsesrådgiver (DPO) via dette link: https://m.facebook.com/help/contact/5409779463029

Hvis du imidlertid mener, at Holbæk Kommune kan imødekomme din anmodning, så er du vel-kommen til at kontakte os. Du kan læse om Holbæk Kommunes generelle persondatapolitik og se kontaktoplysninger på https://www.holbaek.dk/om-kommunen/databeskyttelse/ 



Feedback

Sidst opdateret

10.11.2021

Ansvarlig redaktør

Jakub Christensen Medonos