Modtager en gruppe tilsagn om midler til udarbejdelse af projektforslag, skal der indsendes et underskrevet regnskab efter der er afleveret et projektforslag. Regnskabet skal dokumentere, at midlerne er blevet anvendt i overensstemmelse med puljens formål om at støtte fælles varmeløsninger.
Midlerne kommer til udbetaling ved dokumenteret udarbejdelse af et projektforslag.
Hvis det ikke dokumenteres, at midlerne er blevet anvendt til udarbejdelse af projektforslag, har Holbæk Kommune krav på at få de tildelte midler tilbagebetalt.