Foreningsoplysninger/start en forening

• Der skal være vedtægter.
  
  
• Der skal være et formål med foreningen. Formålet skal fremgå af vedtægterne.
  
  
• Foreningen skal være åben for alle, der tilslutter sig foreningens formål.
  
  
• Der skal tilbydes folkeoplysende virksomhed efter folkeoplysningslovens formål.
  
  
• Der skal være valgt bestyrelse.
  
  
• Foreningen skal være demokratisk opbygget.
  
  
• Foreningen skal bygge på aktivt medlemskab, forpligtende fællesskab og have mindst fem betalende medlemmer.
  
  
• Foreningen skal være hjemmehørende i Holbæk kommune og foreningens aktiviteter skal primært være forankret i Holbæk Kommune. 
  
  
• Foreningen skal have en virksomhed, der er almennyttig (ikke kommerciel) og kontinuerlig.
  
  
• Ved opløsning af foreningen skal evt. overskud gå til et almennyttigt formål.
  
  
• Børneattester skal foreningen indhente på personer i foreningen der har direkte kontakt med børn og unge under 15 år.

Enhver forening er forpligtet til at leve op til bestemmelserne i EU's Persondataforordning samt øvrig dansk lovgivning på området. For at lette foreningernes forståelse af lovgivningen har vi samlet en række spørgsmål og svar i en FAQ, som løbende vil blive opdateret, når der er nyt materiale at informere om.

FAQ - Ofte stillede spørgsmål

Samtykkeerklæringer

Som forening sikrer man sig bedst over for sine medlemmer, hvis man indhenter individueller samtykker, når der skal indsamles, opbevares og anvendes personlige oplysninger. Desuden er det en rigtig god idé at indhente samtykke til anvendelse af billeder af foreningens medlemmer. Vi har derfor formuleret to standard-samtykker, som frit kan anvendes af foreningerne. De gule passager i erklæringerne skal selv udfyldes af foreningen.

Samtykkeerklæring - Personoplysninger

Samtykkeerklæring - Billeder

Øvrige informationer

Vi henviser til øvrige information hos hhv. DGI, Holbæk Kommune, Datatilsynet og Justitsministeriet.

Justitsministeriet - Ofte stillede spørgsmål

Datatilsynet

Holbæk Kommune - Databeskyttelse

DGI - Vejledning om persondataforordningen

Efter databeskyttelsesforordningens (1) artikel 13 og 14 skal vi give en række oplysninger, når vi modtager oplysninger om borgere.

Vi er dataansvarlige - sådan kontakter du os

Holbæk Kommune er ansvarlig for behandlingen af de personoplysninger, som vi har modtaget. Du finder vores kontaktoplysninger herunder:

Holbæk Kommune
Kanalstræde 2
4300 Holbæk

CVR-nr: 29 18 94 47
Telefon: 72 36 36 36
E-mail: post@holb.dk

Spørgsmål til behandlingen af dine personoplysninger

Har du spørgsmål til vores behandling af dine personoplysninger, er du velkommen til at kontakte vores informationssikkerhedskoordinator på isikkerhedskoordinator@holb.dk eller 72 36 44 67.

Hvis du sender følsomme eller private oplysninger, skal du bruge din digitale postkasse på www.borger.dk.

Formålene med behandlingen af dine personoplysninger

Vi har indsamlet dine personoplysninger til:

• At kunne yde tilskud og støtte efter Folkeoplysningsloven
• At kunne indgå samarbejder med frivillige på kultur- og fritidsområdet
• At kunne yde talentstøtte

Retsgrundlaget for behandlingen af dine personoplysninger

Vi behandler dine personoplysninger på følgende retsgrundlag:

• Folkeoplysningsloven
• Persondataforordningens art. 6, stk.1, litra e

Kategorier af personoplysninger

Vi behandler følgende kategorier af personoplysninger om dig:

• Almindelige personoplysninger
• CPR-nummer
• Følsomme personoplysning, hvis det har betydning for din sag

Modtagere af personoplysninger

Vi videregiver dine personoplysninger til disse modtagere:

• Anden offentlig myndighed i form af din hjemkommune, hvis du har deltaget i aftenskolehold i Holbæk Kommune, men bor i en anden kommune

Her stammer dine personoplysninger fra

Du har selv sendt oplysningerne til os eller vi har modtaget dem fra den/de foreninger, hvor du har et tillidshverv (bestyrelsesmedlem med videre).

I visse tilfælde indsamler vi også personoplysninger fra det centrale personregister (CPR-registeret).

Opbevaring af personoplysningerne

Vi opbevarer alene dine personoplysninger i det omfang, vi er forpligtet i forhold til dansk lov.

Ret til at trække dit samtykke tilbage

Hvis du har givet samtykke til, at vi må indhente oplysninger om dig, har du til enhver tid ret til at trække dit samtykke tilbage.

Det kan du gøre ved at kontakte os.

Hvis du trækker dit samtykke tilbage, påvirker det ikke lovligheden af vores behandling af dine personoplysninger op til, du har trukket dit samtykke tilbage. Vores behandling stopper først fra det øjeblik, hvor du trækker dit samtykke tilbage.

Ret til indsigt, berigtigelse, sletning, begrænsning, indsigelse og dataportabilitet

I bilag 1 kan du læse om din ret til at få rettet, slettet i dine personoplysninger samt begrænsninger og indsigelser i forhold til behandling af personoplysninger.

Klage til Datatilsynet

Du har ret til at klage til Datatilsynet, hvis du er utilfreds med den måde, vi behandler dine personoplysninger på. Du finder Datatilsynets kontaktoplysninger på www.datatilsynet.dk.

Kontaktoplysninger til vores databeskyttelsesrådgiver

Bech-Bruun Advokatpartnerselskab
Langelinie Allé 35
2100 København Ø

Telefonnummer – 72 27 30 02
E-mail - dpo.holbaek@bechbruun.com

(1) Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2016/679 af 27. april 2016 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger og om ophævelse af direktiv 95/46/EF.

Bilag 1

Ret til indsigt, berigtigelse, sletning, begrænsning og indsigelse

Nedenfor kan du læse om din ret til berigtigelse, sletning, begrænsning og indsigelse.

Hvis du vil gøre brug af dine rettigheder, skal du kontakte os.

Ret til at se dine oplysninger (indsigtsret)

Du har ret til at få indsigt i de oplysninger, vi behandler om dig og en række yderligere informationer.

Ret til berigtigelse (rettelse)

Du har ret til at få forkerte oplysninger om dig selv rettet. Du har også ret til at få dine oplysninger suppleret med yderligere oplysninger, hvis dette vil gøre dine personoplysninger mere korrekte.

Ret til sletning

I særlige tilfælde har du ret til at få slettet oplysninger om dig før vores almindelige tidsfrister for sletning.

Ret til begrænsning af behandling

Du har i visse tilfælde ret til at få behandlingen af dine personoplysninger begrænset. Hvis du har ret til at få begrænset behandlingen, må vi fremover kun behandle oplysningerne – bortset fra opbevaring – med dit samtykke, eller med henblik på at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, eller for at beskytte en person eller vigtige samfundsinteresser.

Ret til indsigelse

Du har i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse mod vores ellers lovlige behandling af dine personoplysninger.

Ret til at få overført oplysninger (dataportabilitet)

Du har i visse tilfælde ret til at få dine personoplysninger i et almindeligt, struktureret, maskinlæsbart format og at få overført dem fra én dataansvarlig til en anden.

Du kan læse mere om dine rettigheder i Datatilsynets vejledning om de registreredes rettigheder, som du finder på www.datatilsynet.dk.

En forening kan nedlægge sig selv på en generalforsamling/årsmøde. Det fremgår af forenings vedtægt, om beslutningen om nedlæggelse af foreningen skal besluttes på et eller to møder. 

Foreningen der nedlægges skal ligeledes slettes fra foreningsregisteret i Fritidsportalen. 

Følgende oplysninger skal sendes til e-mailadressen kulturogfritid@holb.dk for at kunne blive slettet i foreningsregisteret:

• Referat fra generalforsamling(en)(erne) hvor det fremgå, at der er truffet beslutning om at nedlægge foreningen efter foreningens vedtægt. 
• Referat skal være underskrevet af dirigenten.
• Kopi af afsluttende regnskab, underskrevet af bestyrelsen og revisor. 
• Hvis det fremgår af afsluttende regnskab at der er et overskud, skal det fremgå af referatet fra generalforsamlingen, hvilket alment formål beløbet gives til. Formålet er mange gange allerede besluttet og fremgår af foreningens vedtægt.  

 Skulle der være spørgsmål til nedlæggelse af en forening kan Kultur og Fritid kontaktes på kulturogfritid@holb.dk.